Documenti aziendali (archivio)

Documenti aziendali

L'archivio raccoglie in un posto solo i documenti dell'azienda: visura camerale, statuto, iscrizione all'Albo, DURC, polizze, contratti, documenti di mezzi e dipendenti, verbali. Ogni documento può avere una data di scadenza, così vedi subito cosa sta per scadere.

Lo apri in tre modi:

• dal menu a sinistra, voce Documenti (subito sotto Dashboard);
• dalla Dashboard, pulsante Documenti azienda in alto;
• da Account → Anagrafica azienda, pulsante Documenti aziendali in fondo alla pagina.

Come è fatto

A sinistra ci sono le cartelle, a destra i documenti della cartella aperta.

• Tutti i documenti mostra l'intero archivio, dal più recente.
• Le cartelle principali sono fisse e uguali per tutte le aziende: Visura camerale, Statuto e atto costitutivo, Atti societari, Bilanci depositati, Dichiarazioni fiscali, Albo e licenze, Certificazioni, DURC e contributi, Sicurezza sul lavoro, Permessi e autorizzazioni, Banche e finanziamenti, Contratti, Polizze assicurative, Sedi e immobili, Documenti dipendenti, Documenti veicoli, Verbali e sanzioni, Corrispondenza, Altro.
• Nell'elenco compaiono solo le cartelle che contengono almeno un documento. Le altre stanno sotto Altre cartelle, in fondo.
• Dentro ogni cartella principale puoi creare le tue sottocartelle (per esempio una per targa, o una per anno).

Ogni riga dell'elenco mostra il titolo del documento, la cartella, il dipendente o il veicolo collegato e la data di caricamento. Se il documento scade entro 30 giorni compare l'etichetta Scade il …; se è già scaduto, Scaduto il … in rosso.

Clicca sul titolo per aprire il documento in una nuova scheda del browser.

Come si fa — Caricare documenti

1. Apri la cartella in cui vuoi mettere i file (non è obbligatorio, ma così la cartella è già scelta).
2. Premi Carica in alto a destra.
3. Scegli uno o più file. Formati accettati: PDF, immagini (JPG, PNG, GIF, WEBP), Excel, Word, PowerPoint, OpenDocument, CSV, testo e file firmati .p7m. Sotto il campo leggi il limite di dimensione per file e per caricamento previsto dal tuo piano.
4. Scegli la Cartella. Accanto a ogni cartella trovi un esempio di cosa contiene.
5. Se vuoi, scegli una Sottocartella: il documento va lì e la cartella principale si adegua da sola.
6. Compila, se ti servono, gli altri campi: Titolo (se lo lasci vuoto, il titolo è il nome del file); Descrizione e Tags (parole separate da virgola, per esempio 2026, ADR, Milano), utili per ritrovarlo con la ricerca; Data riferimento (per esempio la data del documento) e Data scadenza; Collega a dipendente o Collega a veicolo.
7. Premi Carica.

Se carichi più file insieme, titolo, descrizione, tag, date e collegamenti valgono per tutti. Per dare a ciascuno il suo titolo lascia vuoto il campo Titolo (ognuno prende il nome del suo file) oppure correggilo dopo con Modifica.

Il menu ⋯ di ogni documento

A destra di ogni documento c'è il pulsante ⋯ con queste voci:

• Scarica: salva il file sul tuo computer.
• Modifica: corregge i dati del documento senza ricaricare il file: cartella e sottocartella, titolo, descrizione, tag, data di riferimento, scadenza, dipendente o veicolo collegato. Serve per esempio quando hai sbagliato la scadenza o vuoi collegare il documento al mezzo giusto.
• Sposta in…: apre una finestra con l'elenco di cartelle e sottocartelle; scegli la destinazione e premi Sposta. È il modo più rapido per riordinare.
• Elimina: cancella il documento dall'archivio. Trakka chiede conferma; il file eliminato non si recupera.

Sui PDF che sembrano buste paga (nel titolo compare cedolino o busta, oppure nel nome del file compare paga) c'è anche Importa le buste paga, che porta all'importazione dei cedolini (vedi Cedolini e portale del dipendente).

Sottocartelle

• Creare: apri una cartella principale e, sotto il suo nome nella colonna di sinistra, premi Nuova sottocartella. Scrivi il nome (senza barre né parentesi angolari) e salva. Se esiste già una sottocartella con lo stesso nome, Trakka apre quella.
• Rinominare o eliminare: apri la sottocartella e usa il pulsante ⋯ accanto al suo nome.
• Eliminando una sottocartella i documenti non vengono cancellati: tornano nella cartella principale.

Cercare un documento

In alto, accanto al nome della cartella, c'è il campo Cerca…: trova il testo nel titolo, nella descrizione, nei tag e nel nome del file, dentro la cartella che hai aperto (per cercare in tutto l'archivio apri prima Tutti i documenti).

Il pulsante Filtri aggiunge tre scelte:

• Dipendente: solo i documenti collegati a quella persona;
• Veicolo: solo quelli collegati a quella targa;
• Scadenza: Scaduti oppure In scadenza entro 30 giorni.

Premi Applica; Azzera toglie i filtri.

Chi può fare cosa

Le azioni dipendono dai permessi del ruolo dell'utente (vedi Utenti, ruoli e permessi):

Chi ha solo la visualizzazione vede l'elenco e, nel menu ⋯, soltanto Scarica: il pulsante Carica, le voci Modifica, Sposta in… ed Elimina e il pulsante Nuova sottocartella non compaiono.

La voce Documenti nel menu a sinistra compare a chi vede sia la flotta sia la gestione economica; chi vede solo la flotta raggiunge l'archivio dal pulsante Documenti azienda della Dashboard.

Suggerimenti

• Metti sempre la data di scadenza su DURC, polizze, licenze, certificazioni e permessi: è quella che fa comparire l'avviso Scade il … e funziona il filtro In scadenza entro 30 giorni.
• Collega al veicolo o al dipendente i documenti che li riguardano: li ritrovi con i filtri senza ricordare in che cartella li hai messi.
• Usa le sottocartelle per gli archivi che crescono ogni anno (per esempio Dichiarazioni fiscali → 2026).

Problemi comuni