Gestione clienti

Ogni cliente in Trakka è un'anagrafica che crei una volta e poi richiami in offerte, ordini di trasporto, viaggi, documenti di trasporto e fatture. I dati fiscali (P.IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC) sono quelli che Trakka usa per preparare le fatture elettroniche.

La sezione è in Vendite → Clienti.

L'elenco dei clienti

La barra di ricerca trova per nome, partita IVA, email del referente o codice cliente.
Per ogni cliente vedi codice, ragione sociale, P.IVA e codice SDI, stato dell'incarico.
Il segnale rosso dup accanto alla P.IVA indica che la stessa partita IVA è su più clienti: probabilmente è un doppione da controllare.
Export scarica l'elenco in Excel con tutti i dati anagrafici.

Come si fa — Creare un cliente

Apri Vendite → Clienti e clicca Nuovo Cliente.
Autocompilazione da P.IVA: scrivi la partita IVA (11 cifre) e clicca Cerca. Trakka compila denominazione, P.IVA, codice fiscale, codice SDI, indirizzo e data di costituzione, e la PEC quando il servizio la trova. Email, REA, telefono e gli altri dati vanno inseriti a mano. Ogni giorno hai 5 ricerche gratuite in tutto, fra clienti e fornitori; una partita IVA già cercata negli ultimi 90 giorni non ne consuma altre.
Tipo Soggetto: Azienda / Società, Privato o Privati solidali (2 persone). Il modulo mostra i riquadri adatti al tipo scelto.
Dati Fiscali e Sede: P.IVA e Codice Fiscale; SDI, cioè il codice destinatario di 7 caratteri del cliente (6 caratteri per una pubblica amministrazione); PEC, Numero REA, CCIAA, Data costituzione; indirizzo con numero civico, CAP, città, provincia, nazione, telefono. Qui trovi anche la scelta Split payment (vedi più sotto).
Rappresentante Legale (per le società), Referente / Privato e, per i privati solidali, il secondo privato: nome, cognome, dati di nascita, codice fiscale, email, telefono.
Consulenti Esterni: avvocato e commercialista del cliente, se ti servono.
Dati Commerciali: fascia dipendenti, fatturato dell'ultimo anno, Stato incarico (In Attesa, Attivo, Sospeso, Chiuso) e la casella Non inviare solleciti automatici (vedi più sotto).
Default ritenuta d'acconto (facoltativo): tipo, aliquota e causale da proporre nelle fatture a questo cliente, se è un sostituto d'imposta che ti applica la ritenuta.
Clicca Salva Cliente.

Il codice cliente viene assegnato in automatico (CLI200, CLI201…). Prefisso, numero di partenza e numero di cifre si cambiano in Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Codici Cliente / Fornitore.

Il modulo tiene da parte quello che scrivi: se esci per sbaglio prima di salvare, riaprendolo dallo stesso browser ritrovi i dati.

Codice SDI e PEC: cosa scrivere

Il cliente ha un codice destinatario: scrivilo nel campo SDI. È il canale con cui la fattura gli arriva.
Il cliente ha solo la PEC: lascia vuoto il codice SDI e compila la PEC.
Privato senza partita IVA: scegli il tipo Privato e compila il codice fiscale. Anche per lui serve un codice SDI o una PEC per inviare la fattura da Trakka (vedi il punto seguente).
Né codice SDI né PEC (cliente con sede in Italia): nella scheda compare l'avviso Senza canale SDI e Trakka non invia la fattura allo SDI: al momento dell'invio ti mostra «Invio SDI bloccato» con il motivo. Chiedi al cliente il codice destinatario o la PEC e inseriscili.
Cliente estero (nazione diversa da IT): l'avviso Senza canale SDI non compare, perché il codice per l'estero lo mette Trakka (vedi Fatture a clienti esteri).
Pubblica amministrazione (codice di 6 caratteri): Trakka applica lo split payment in automatico.

Split payment

Con lo split payment l'IVA della fattura non la incassi tu: la versa direttamente il cliente allo Stato. Riguarda gli enti pubblici, le società controllate da enti pubblici e alcune società quotate in borsa.

Nel modulo del cliente, riquadro Dati Fiscali e Sede, il campo Split payment ha tre scelte:

Automatico: Trakka lo applica se il codice SDI ha 6 caratteri, cioè se il cliente è un ente pubblico. È la scelta di partenza e va bene quasi sempre.
Sempre: per i clienti che hanno lo split payment anche con un codice SDI normale di 7 caratteri, per esempio una società controllata da un ente pubblico o una società quotata.
Mai: per un ente pubblico che non lo applica.

La scelta vale anche per le fatture già fatte a quel cliente, nei registri IVA e nelle liquidazioni. Se hai già chiuso la liquidazione del periodo, prima di cambiarla senti il tuo commercialista.

Solleciti di pagamento

Ogni mattina Trakka manda da sola un sollecito per le fatture scadute e non pagate, all'email del referente (vedi Scadenzario, solleciti e banca).

Per un solo cliente che non deve ricevere solleciti automatici, per esempio perché vi siete accordati su un pagamento dilazionato, apri Modifica e spunta Non inviare solleciti automatici nel riquadro Dati Commerciali.
Per quel cliente puoi comunque mandare un sollecito a mano dallo scadenzario.
Per spegnere i solleciti automatici di tutti i clienti usa l'interruttore nella pagina Configurazione Solleciti.

Opzione IVA logistica e trasporti

Se tu e il cliente avete comunicato all'Agenzia delle Entrate l'opzione prevista dalla legge di bilancio 2025 (art. 1 c. 59 L. 207/2024), spunta Opzione IVA logistica/trasporti e indica la scadenza dell'opzione, che dura tre anni. Con l'opzione attiva l'IVA delle fatture verso quel cliente la versa il cliente stesso (F24 codice 6045). Non vale per i clienti in split payment. Prima di attivarla verifica con il tuo commercialista.

Fatture a clienti esteri

Scrivi nel campo Nazione il codice del paese a due lettere (DE, FR, ES…) e la partita IVA estera così com'è, lettere comprese. Per i clienti con sede fuori dall'Italia Trakka usa da solo il codice destinatario XXXXXXX previsto per l'estero: non serve inserire un codice SDI né una PEC.

La scheda del cliente

Cliccando su un cliente si apre la sua scheda. In alto:

i pulsanti Stampa, Fascicolo (PDF con anagrafica, estratto conto e riepilogo del fatturato), Invia (manda il fascicolo per email, con le fatture in PDF e i documenti archiviati), Modifica ed Elimina;
i quattro riquadri Fatturato (al netto delle note di credito), Incassato, Da incassare e Saldo bancali.

Sotto, quattro schede:

Economia: le fatture emesse con lo stato di pagamento, i pulsanti Estratto conto e Nuova fattura, gli incassi e le compensazioni;
Trasporti: gli ordini di trasporto del cliente e il conto bancali (EPAL da restituire o da ricevere), con i relativi movimenti;
Docs: le cartelle dei documenti del cliente (contratti, amministrazione, corrispondenza…);
Info: tutti i dati anagrafici, con il pulsante Modifica.

Le persone di riferimento in più (ufficio acquisti, amministrazione…) si tengono in Vendite → Contatti, dove ogni contatto può essere collegato al suo cliente. Da lì puoi anche importare i contatti da un file CSV.

Come si fa — Modificare un cliente

Apri Vendite → Clienti e cerca il cliente.
Clicca sul nome per aprire la scheda, poi Modifica.
Correggi i campi e clicca Salva Cliente.

Per i clienti già registrati il riquadro in alto si chiama Integra dati da P.IVA: serve a completare i dati mancanti partendo dalla partita IVA.

Come si fa — Smettere di lavorare con un cliente

Se il cliente non ha nessun dato collegato (fatture, ordini, documenti…), dalla scheda puoi usare Elimina.
Se ha storico, Trakka non lo elimina, per non perdere fatture e movimenti, e ti avvisa. In quel caso apri Modifica e imposta Stato incarico su Chiuso.

Importare molti clienti insieme

Se hai già l'elenco dei clienti in un altro gestionale (per esempio Fatture in Cloud) o in un foglio Excel, non inserirli uno per uno: vedi il capitolo Migrazione dati gratuita. Importando gli XML delle fatture emesse, poi, i clienti che mancano vengono creati in automatico dalla partita IVA.

Suggerimenti

Una sola anagrafica per cliente. «Rossi Trasporti S.r.l.», «ROSSI TRASPORTI SRL» e «Rossi trasporti» diventerebbero tre clienti diversi: scegli una grafia e usa sempre quella. Il segnale dup nell'elenco ti aiuta a trovare i doppioni con la stessa partita IVA.
Inserisci subito la partita IVA, anche per i clienti saltuari: ti serve alla prima fattura elettronica, e con la ricerca da P.IVA risparmi di scrivere il resto.
Il tuo IBAN in fattura non si mette nella scheda del cliente: si sceglie tra i conti dell'azienda (Account → Anagrafica azienda → Gestisci conti bancari (IBAN)).

Problemi comuni

«Il nome del cliente è obbligatorio» → compila Ragione Sociale / Nome e Cognome.
«Il cliente … non si può eliminare perché ha dati collegati» → ha storico: imposta lo stato incarico Chiuso invece di eliminarlo.
La ricerca da P.IVA non trova nulla → controlla che siano 11 cifre senza spazi né IT davanti; se ancora non trova, compila i campi a mano.
«Quota giornaliera esaurita» → hai già fatto le 5 ricerche gratuite di oggi: compila i campi a mano o riprova domani.
Avviso «Senza canale SDI» o «Invio SDI bloccato: Cliente senza Codice Destinatario SDI valido né PEC» → manca sia il codice SDI sia la PEC: chiedili al cliente, inseriscili da Modifica e invia di nuovo la fattura.