Scadenzario, solleciti e banca

Scadenzario, solleciti e banca

Il gruppo Tesoreria del menu raccoglie quello che riguarda i soldi che entrano ed escono. Questo capitolo spiega le due pagine che userai più spesso:

• Scadenzario: chi ti deve pagare, chi devi pagare tu, e quando;
• Riconciliazione: i movimenti dell'estratto conto, da abbinare alle fatture.

Le altre voci del gruppo hanno un capitolo loro: Distinte SEPA in Distinte SEPA, Compensazioni partite in Fatture passive. Per queste pagine serve il permesso di vedere la gestione economica.

Scadenzario

Tesoreria → Scadenzario mette in un'unica tabella le fatture di vendita ancora da incassare e le fatture dei fornitori ancora da pagare, in ordine di scadenza.

In alto due riquadri riassumono la situazione: Scadute (quante e per quale importo) e In scadenza (7gg). Accanto alla voce Scadenzario del menu, un numero arancione segnala le scadenze urgenti.

Per ogni fattura vedi: tipo (attiva o passiva), controparte, numero, scadenza, totale, pagato, residuo, stato, giorni di ritardo e solleciti inviati.

I filtri in alto:

• Tutte, Scadute, Prossime (scadute e in scadenza nei prossimi 7 giorni), Pagate (le fatture saldate con scadenza negli ultimi 12 mesi, dalla più recente);
• Attive + Passive, Solo attive, Solo passive.

Lo scadenzario si aggiorna da solo: una fattura esce dalle scadute quando registri l'incasso o il pagamento, a mano dalla fattura o abbinando il movimento della banca (vedi sotto). Compaiono solo le fatture con una data di scadenza: se ne manca qualcuna, controlla che la fattura abbia la scadenza di pagamento.

Le note di credito ricevute dai fornitori non compaiono fra le passive: non sono debiti da pagare.

Solleciti ai clienti

Sollecito a mano

Nella colonna Solleciti di una fattura di vendita scaduta trovi il pulsante Sollecita: manda al cliente un'email di promemoria con numero della fattura, giorni di ritardo e importo residuo. Dopo il primo invio compare il pulsante del sollecito successivo (Finale), e la colonna indica cosa è già partito (1° inviato, Finale inviato). Se hai configurato livelli tuoi (vedi più sotto), i pulsanti portano il nome di ciascun livello e compaiono quando sono passati i giorni previsti.

Solleciti automatici

Ogni mattina alle 9 Trakka controlla le fatture di vendita emesse, scadute e non ancora pagate, e manda da sola i solleciti:

• senza configurazioni particolari, il primo sollecito dopo 5 giorni dalla scadenza e il sollecito finale dopo 15 giorni;
• ogni sollecito parte una volta sola per fattura;
• se hai già mandato un sollecito a mano, quello stesso non viene ripetuto.

Il sollecito, a mano o automatico, va sempre all'email del referente scritta nella scheda del cliente (sezione Referente / Privato). Se manca, il sollecito non parte. La PEC non si usa: una casella PEC non riceve la posta ordinaria, e il sollecito tornerebbe indietro.

Spegnere i solleciti automatici

• Per tutta l'azienda: nella pagina Configurazione Solleciti (vedi sotto) togli la spunta a Solleciti automatici attivi e premi Salva. Di partenza l'interruttore è acceso.
• Per un solo cliente: nella sua scheda apri Modifica e spunta Non inviare solleciti automatici nel riquadro Dati Commerciali. Serve per esempio quando vi siete accordati su un pagamento dilazionato.

In tutti e due i casi il sollecito a mano dallo scadenzario resta possibile.

Cambiare tempi e testi dei solleciti

Da Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Solleciti Pagamento, premi Gestisci Solleciti. Nella pagina Configurazione Solleciti trovi in alto l'interruttore dei solleciti automatici e sotto puoi creare i tuoi livelli: per ciascuno indichi ordine, nome, giorni dopo la scadenza, oggetto e testo dell'email, e se è attivo. Nell'oggetto e nel testo puoi usare queste parole fra graffe, che Trakka sostituisce con i dati della fattura: {cliente}, {numero_fattura}, {data_emissione}, {giorni_ritardo}, {totale}, {pagato}, {residuo}, {scadenza}.

Appena configuri almeno un livello attivo, i tuoi livelli prendono il posto di quelli predefiniti (5 e 15 giorni). La pagina mostra anche l'Anteprima flusso, cioè la sequenza dei solleciti nel tempo.

Riconciliazione bancaria

Tesoreria → Riconciliazione serve a portare in Trakka i movimenti del conto corrente e ad abbinare ciascuno alla sua fattura. È il modo più sicuro per registrare incassi e pagamenti: la data è quella vera della banca e non si rischia di registrare due volte lo stesso pagamento.

Prima di cominciare il conto corrente deve esistere in Trakka, con il suo IBAN: se non ce n'è nessuno la pagina mostra Aggiungi un IBAN (i conti si gestiscono anche da Account → Anagrafica azienda → Gestisci conti bancari (IBAN)).

Come si fa — Importare l'estratto conto

1. Scarica dall'home banking i movimenti in formato CSV o Excel (.xlsx).
2. In Riconciliazione scegli il Conto a cui appartengono.
3. Scegli il file e premi Importa.

Trakka riconosce da sola le colonne più usate dalle banche (data, descrizione o causale, importo oppure dare e avere, saldo). Se nel file c'è una colonna separata per le commissioni, ogni commissione diventa un movimento a parte. Puoi importare più volte lo stesso estratto, o estratti che si sovrappongono: i movimenti già presenti vengono saltati e il messaggio finale dice quanti ne ha importati e quanti duplicati ha ignorato.

Come si fa — Abbinare i movimenti

L'elenco mostra i movimenti con data, conto, descrizione, importo e stato (Aperto o OK). I pulsanti in alto filtrano Da riconciliare, Riconciliati, Tutti; puoi anche scegliere il conto e cercare per nome del cliente o del fornitore o per una parola della descrizione.

Per ogni movimento aperto hai tre strade:

1. Abbina a — Trakka propone le fatture più probabili, con una percentuale di somiglianza (importo, nome, numero). Se la proposta è giusta, cliccala. Per i bonifici degli stipendi compaiono le proposte Stipendio: con il nome del dipendente.
2. Manuale — si apre una finestra con l'elenco delle fatture di vendita e dei fornitori: scrivi nel campo di ricerca numero, nome, data o importo, scegli la fattura e premi Conferma abbinamento.
3. Scrittura libera — per i movimenti che non riguardano una fattura (F24, commissioni, giroconti, prelievi): scrivi la causale e le righe con i conti sull'altro lato; la scritta Quadratura diventa verde quando i conti tornano. Premi Registra prima nota.

Abbinando un movimento a una fattura, Trakka registra il pagamento sulla fattura e la scrittura in contabilità alla data della banca. Un incasso inferiore al residuo è un pagamento parziale: la fattura resta aperta per la differenza. Un importo superiore al residuo invece viene rifiutato.

Quando Trakka chiede conferma

Se sulla fattura c'è già un pagamento registrato (per esempio inserito a mano), Trakka non registra subito ma apre la pagina Conferma riconciliazione, che mostra la differenza trovata e propone le scelte possibili:

• Collega al pagamento già esistente;
• Adegua data: porta il pagamento e la sua scrittura alla data della banca;
• Fraziona pagamento: divide il pagamento esistente in due;
• Registra nuovo pagamento: solo se il pagamento esistente è davvero un altro;
• Solo collegamento: aggancia il movimento alla scrittura che ha già mosso la banca, senza registrarne un'altra (vedi anche Distinte SEPA).

Se nessuna scelta è sicura, la pagina lo dice e spiega cosa controllare: in quel caso torna all'elenco con Annulla e torna alla lista.

Correggere un abbinamento sbagliato

• Il pulsante Annulla riconciliazione su un movimento riconciliato lo riporta Aperto e toglie il pagamento e la scrittura creati dall'abbinamento.
• Il cestino elimina il movimento della banca: cancella anche i pagamenti e la prima nota collegati, e non si può annullare. Usalo solo per movimenti importati per errore.

Suggerimenti

• Importa l'estratto conto almeno una volta alla settimana: lo scadenzario e i saldi restano veri, e i solleciti automatici non partono verso clienti che ti hanno già pagato.
• Preferisci l'abbinamento dalla banca alla registrazione a mano dell'incasso: eviti i doppioni.
• Tieni aggiornata l'email del referente nelle schede dei clienti: è l'indirizzo dei solleciti.

Problemi comuni