Migrazione dati gratuita

Portare in Trakka i dati che hai già

Quando arrivi su Trakka da un altro gestionale (o da fogli Excel) non serve reinserire a mano il pregresso. Hai due strade, che puoi usare insieme:

• fai da solo con gli strumenti di importazione del gestionale, per anagrafiche, fatture e viaggi;
• ci mandi i file e li carichiamo noi, senza costi, per i dati dal 1° gennaio dell'anno in corso.

Fai da solo: cosa puoi importare

Le fatture si importano dagli XML, non dai riepiloghi in Excel: solo l'XML contiene righe, aliquote, scadenze e dati SDI completi. Importando gli XML, Trakka crea da solo i clienti e i fornitori che non trova (riconosciuti dalla partita IVA), salta le fatture già presenti e prepara le scritture di prima nota.

Come si fa — Importare clienti e fornitori

La pagina si apre dal menu: Sistema → Importa da altro gestionale. La voce si vede solo con un ruolo che possa registrare in contabilità (l'Amministratore e il ruolo Amministrazione possono).

1. Dal vecchio gestionale esporta l'elenco dei clienti e quello dei fornitori. Con Fatture in Cloud: sezione Clienti (oppure Fornitori) → Esporta, in formato Excel: escono due file separati, uno per tipo.
2. Apri la pagina e usa il riquadro Anagrafiche.
3. Nel campo Il file contiene scegli (è obbligatorio) Solo clienti, Solo fornitori oppure Clienti e fornitori (con la colonna del tipo): l'ultima scelta va bene solo se nel file c'è una colonna che dice per ogni riga se è un cliente o un fornitore.
4. Scegli il file e clicca Carica e analizza.
5. Controlla l'anteprima: Trakka mostra il formato riconosciuto, quanti clienti e fornitori ha letto e gli eventuali avvisi. Nulla è ancora stato salvato.
6. Se va bene clicca Conferma e importa, altrimenti Annulla.

Cosa entra: denominazione, partita IVA, indirizzo, PEC, email, telefono, codice SDI e paese; per i fornitori anche codice fiscale, referente e IBAN. I clienti importati hanno lo stato incarico «Attivo»; i fornitori riportano nelle note da quale gestionale arrivano. A ognuno Trakka assegna il codice cliente o fornitore come per quelli inseriti a mano.

Formati riconosciuti: Fatture in Cloud, Zucchetti Ad Hoc Revolution e Mago.NET, TeamSystem Gestionale 1 e Reviso, e un formato generico con intestazioni di colonna in italiano. Il formato lo riconosce Trakka dalle intestazioni.

Cose da sapere:

• Doppioni: chi ha già la stessa partita IVA viene saltato; senza partita IVA il confronto si fa sul nome. Ricaricare lo stesso file non raddoppia le anagrafiche.
• IBAN: Trakka controlla le cifre di controllo; quelli sbagliati restano fuori e compaiono negli avvisi. Li inserisci poi a mano nella scheda del fornitore.
• Righe con un tipo non riconosciuto (con la scelta «Clienti e fornitori») restano fuori, con un avviso.
• File .xls (il vecchio formato Excel 97-2003): aprilo con Excel o LibreOffice e salvalo come .xlsx prima di caricarlo.
• Fogli Google: scaricali come .xlsx o .csv.

Nella stessa pagina ci sono anche i riquadri Saldi piano dei conti e Prima nota, per chi porta in Trakka anche la contabilità: usali d'accordo con il tuo commercialista.

Ci mandi i file: cosa carichiamo noi

Il caricamento da parte nostra è incluso, senza costi, per i dati dal 1° gennaio dell'anno in corso: clienti e fornitori, fatture emesse e ricevute, mezzi, autisti e viaggi; se tieni la contabilità in azienda, anche i conti e i beni in ammortamento.

Vanno bene file Excel, CSV o le esportazioni del programma che usi adesso, purché siano tabelle leggibili. Per le fatture mandaci gli XML (o lo ZIP scaricato dall'Agenzia delle Entrate).

Come si fa — Richiedere il caricamento

1. Completa prima l'Anagrafica azienda (partita IVA, sede, PEC).
2. Prepara un file per tipo di dato (clienti.xlsx, fornitori.xlsx, mezzi.xlsx…) e gli XML delle fatture.
3. Clicca Assistenza in alto nel gestionale (oppure Sistema → Supporto → Nuovo Ticket).
4. Nell'oggetto scrivi «Migrazione dati», nel messaggio indica quale programma usi oggi e cosa contengono i file, e allegali.
5. Invia la richiesta.

Se non sei ancora registrato puoi scriverci da trakka.it/contatti, scegliendo la categoria Migrazione dati da altro gestionale.

Facciamo una prova, controlliamo con te che i totali tornino e poi carichiamo. Di solito bastano 2–5 giorni lavorativi dall'invio dei file, secondo il volume e l'ordine dei dati.

Al termine controlla le quadrature (saldi, partitari, registri IVA, cespiti) e confermale per iscritto: se entro 30 giorni non segnali errori, la migrazione si considera accettata (art. 14 dei Termini di Servizio). Bonifiche dei dati di origine, storici degli anni precedenti o importazioni ripetute si possono concordare a parte, a pagamento.

Cosa velocizza (e cosa rallenta) il lavoro

Suggerimenti

• Non cancellare nulla dal vecchio gestionale finché non hai verificato che in Trakka c'è tutto.
• Manda la versione più recente. Se tra l'invio e il caricamento hai emesso altre fatture, mandaci anche quelle.
• Dicci se hai già inserito qualcosa a mano, così non lo duplichiamo.

Problemi comuni

• «Il file non dice quali righe sono clienti e quali fornitori» → hai scelto Clienti e fornitori ma nel file non c'è la colonna del tipo: ricaricalo scegliendo Solo clienti o Solo fornitori.
• «Il file è nel vecchio formato Excel (.xls)» → aprilo e salvalo come .xlsx.
• «Formato file non riconosciuto» → le intestazioni delle colonne non corrispondono a nessuno dei formati previsti. Mandaci il file con una richiesta di assistenza.
• «Sessione import scaduta» → è passato troppo tempo tra l'anteprima e la conferma: ricarica il file.
• «Il mio vecchio gestionale non ha l'esportazione» → quasi tutti ce l'hanno, spesso sotto Strumenti, Impostazioni o Report. Per le fatture puoi sempre scaricare gli XML dal sito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.