Carburante, accise e manutenzioni

Carburante, accise e manutenzioni

Ogni rifornimento e ogni intervento di manutenzione va agganciato a un veicolo. Le pagine sono:

• Operatività → Carburante (rifornimenti)
• Operatività → Accise gasolio (stima del rimborso)
• Flotta → Manutenzione (interventi)

Rifornimenti

Come si fa — Registrare un rifornimento

1. Apri Operatività → Carburante e clicca Nuovo Rifornimento.
2. Compila i campi (elencati qui sotto).
3. Clicca Salva.

I campi del rifornimento:

• Veicolo (obbligatorio) e, se vuoi, l'autista
• Data
• Litri, Prezzo/litro, Importo: scrivili tutti e tre, Trakka non calcola l'importo da litri e prezzo
• KM veicolo al momento del rifornimento
• Tipo carburante: diesel, metano, elettrico, ibrido
• Buono carburante: codice, valore ed emittente, se hai pagato con un buono
• Stazione, Carta carburante, casella Pieno, Note

Serve almeno uno fra litri, importo e codice del buono.

In cima alla pagina vedi la spesa del mese, i litri del mese e il costo medio al litro. Puoi filtrare per veicolo e cercare per autista, codice del buono o targa.

I km scritti nel rifornimento restano nel rifornimento: non aggiornano i km attuali del mezzo, che si cambiano dalla sua scheda.

Esportare l'elenco (PDF / Excel)

Dopo aver applicato i filtri usa i pulsanti Excel e PDF nella barra dei filtri: l'esportazione segue i filtri attivi e riporta i totali di litri e importo.

Collegare i rifornimenti alla fattura

Quando arriva la fattura della carta carburante o del distributore, aprila da Acquisti → Fatture Passive: se è registrata su un conto di carburante trovi il riquadro Rifornimenti di questa fattura.

1. Scegli il periodo (di base dal primo giorno del mese prima alla data della fattura) e clicca Cerca.
2. Spunta i rifornimenti che la fattura addebita e clicca Collega i selezionati a questa fattura.
3. In fondo confronti il totale dei rifornimenti con il totale della fattura. Se hai sbagliato, spunta e usa Scollega i selezionati.

A cosa serve: nelle commesse il carburante si conta una volta sola. Se la fattura è imputata alla commessa vale la fattura (il costo vero, al netto dell'IVA) e il rifornimento collegato non si somma; se la fattura non è imputata a quella commessa, resta il rifornimento. Senza collegamenti vale la regola per mese: una fattura carburante della commessa prevale su tutti i rifornimenti dello stesso mese. Va bene se la fattura li copre tutti, non se è di un solo distributore: in quel caso collega i rifornimenti. Il collegamento non cambia la contabilità.

Il riquadro non compare sulle note di credito.

Rimborso accise sul gasolio

Operatività → Accise gasolio fa una stima del credito del rimborso accise sul gasolio commerciale, trimestre per trimestre, per l'anno che scegli in alto. Non sostituisce la dichiarazione trimestrale sulla piattaforma dell'Agenzia delle Dogane e non registra nulla in contabilità.

Come calcola:

• conta solo i rifornimenti di tipo diesel, con i litri compilati;
• conta solo i mezzi a motore con massa complessiva di almeno 7.500 kg e classe Euro 5 o superiore (rimorchi e semirimorchi sono esclusi);
• moltiplica i litri per il rimborso al litro del periodo, distinguendo i sotto-periodi in cui l'aliquota è cambiata;
• per ogni trimestre indica la data entro cui presentare l'istanza.

La pagina ti segnala i mezzi da completare (manca la massa o la classe Euro nella scheda) e i rifornimenti senza litri, esclusi dal totale. Il credito si usa in F24 con il codice 6740 oppure a rimborso. Prima di presentare l'istanza controlla il limite di consumo di 1 litro al km e le fatture: la stima è al lordo di quel limite. I rifornimenti di HVO o gasolio paraffinico non sono compresi e vanno verificati a parte.

Manutenzioni

Come si fa — Registrare un intervento

1. Apri Flotta → Manutenzione e clicca Nuovo Intervento.
2. Compila i campi (elencati qui sotto).
3. Allega, se vuoi, la foto del preventivo o la ricevuta (PDF, JPG, PNG o WebP). Sotto il campo leggi la dimensione massima del file prevista per la tua azienda.
4. Clicca Salva.

I campi dell'intervento:

• Veicolo e Data (obbligatori)
• Tipo: Ordinaria, Straordinaria, Tagliando, Revisione, Gomme, Carrozzeria
• Descrizione (obbligatoria)
• Importo, KM veicolo, Officina (nome scritto a mano), N. fattura
• Prossima scadenza KM e Prossima scadenza data, come promemoria
• Note

I campi Prossima scadenza restano scritti nell'intervento ma non generano avvisi. Se vuoi essere avvisato (per esempio per il prossimo tagliando o la revisione), aggiungi una scadenza in Flotta → Scadenze veicoli: vedi Parco mezzi.

L'intervento registrato qui non crea scritture contabili: il costo in contabilità arriva dalla fattura passiva dell'officina.

Suggerimenti

• Scrivi sempre i km nel rifornimento e nell'intervento. Ti servono per ricostruire la storia del mezzo e per controllare le fatture.
• Usa sempre le stesse voci di tipo nelle manutenzioni: così l'elenco filtrato per veicolo resta leggibile.
• Scrivi nella descrizione che cosa è stato fatto («sostituite pastiglie freni anteriori»), anche se la fattura dell'officina è generica: più avanti la cercherai.
• Massa e classe Euro in scheda: senza, il mezzo resta fuori dalla stima delle accise.

Problemi comuni

• «Indica almeno i litri, l'importo o il codice del buono carburante» → il rifornimento è vuoto: compila almeno uno dei tre campi.
• Il riquadro «Rifornimenti di questa fattura» non c'è → la fattura non è registrata su un conto di carburante, oppure è una nota di credito.
• Un mezzo manca dalla stima delle accise → apri la sua scheda e completa massa complessiva e classe Euro; i rifornimenti devono essere di tipo diesel.
• Allegato rifiutato → sono accettati solo PDF, JPG, PNG e WebP, entro la dimensione scritta sotto il campo. Se la foto è troppo grande, riducila o salvala in PDF.