Backup e ripristino dati
Come creare e scaricare un file con tutti i dati della tua azienda, che cosa fa Trakka ogni notte, cosa succede ai dati dopo la fine dell'abbonamento.
Contenuto del capitolo
Backup dei tuoi dati
I dati in Trakka sono tuoi: puoi scaricarli quando vuoi in un file da conservare, per archivio o per passare a un altro programma.
Sezione: Account → Backup e Ripristino (la usa l'amministratore dell'azienda).
Cosa contiene un backup
Un unico file con tutti i dati della tua azienda registrati in Trakka: clienti e fornitori, fatture emesse e ricevute, prima nota e piano dei conti, cespiti, flotta, viaggi, personale e presenze, impostazioni.
Non contiene:
- i documenti caricati (PDF, foto, allegati): restano nell'archivio documenti e si scaricano da lì;
- password e codici del secondo fattore, il registro degli accessi e delle sessioni e il registro delle azioni, che per sicurezza non escono dalla piattaforma;
- le credenziali salvate nelle impostazioni (chiavi e password di servizi esterni), che nel file compaiono oscurate.
Il file è compresso (estensione .json.gz): si apre con un programma gratuito come 7-Zip e dentro c'è un file di testo in formato standard (JSON), leggibile da un tecnico o da un altro programma che lo importa.
Come si fa — Scaricare un backup
- Apri Account → Backup e Ripristino.
- Premi Crea backup e conferma.
- Il backup compare in cima all'elenco, con data, numero di record e dimensione: premi Scarica.
- Conserva il file dove preferisci (disco esterno, il tuo spazio in cloud).
Nell'elenco restano gli ultimi 7 backup che hai creato; i più vecchi si tolgono da soli, per questo conviene scaricarli subito.
La copia notturna di Trakka
Ogni notte Trakka fa anche una propria copia cifrata di tutti i dati. Resta a noi e non si scarica dalla pagina: serve a rimettere in piedi il servizio dopo un guasto, e il ripristino lo facciamo noi.
Questa copia non sostituisce la tua: il recupero di singoli dati cancellati per sbaglio non è garantito.
Dopo la fine dell'abbonamento o della prova
- Per 60 giorni dalla fine Trakka resta in sola lettura: puoi creare e scaricare il backup dalla pagina Backup e Ripristino e anche esportare dalle singole pagine (PDF, XML delle fatture, CSV). Non puoi invece modificare né aggiungere dati.
- In quei 60 giorni puoi anche riattivarti scegliendo un piano, senza perdere nulla.
- Passati i 60 giorni l'azienda e i suoi dati vengono cancellati definitivamente, senza altri avvisi (art. 10.4 dei Termini di servizio). Scaricare i dati prima di quella data spetta a te.
Obblighi di conservazione
Le scritture contabili, le fatture e i documenti dell'azienda vanno conservati per 10 anni (art. 2220 c.c.).
Trakka non è un servizio di conservazione digitale a norma: tiene gli XML delle fatture elettroniche per lavorarci e consultarli, ma la conservazione a norma va fatta presso l'Agenzia delle Entrate (servizio gratuito, previa adesione) o presso un conservatore accreditato (art. 13 dei Termini di servizio).
Trakka tiene i tuoi dati finché l'abbonamento è attivo e per 60 giorni dopo la fine. Se chiudi, scarica prima il backup: da quel momento la custodia passa a te.
Come si fa — Recuperare dati cancellati
Il ripristino dalla pagina non è disponibile: rimettere un vecchio backup cancellerebbe quello che hai inserito dopo.
Se hai cancellato qualcosa per sbaglio, apri un ticket all'assistenza indicando:
- cosa è stato cancellato;
- quando è successo (giorno e ora approssimativa);
- chi l'ha fatto, se lo sai (lo trovi anche in Sistema → Audit Log, sui piani Pro e Flotta).
Vediamo se e come si può recuperare. Il recupero di singoli dati non è garantito e, dove è possibile, è un servizio a pagamento (art. 10.6 dei Termini di servizio): per questo conviene avere sempre un backup tuo recente.
Esportazioni singole
Per lavorare con Excel o LibreOffice, molte liste di Trakka hanno un pulsante per esportare (CSV o Excel), e registri, mastrini e bilanci si stampano in PDF dalle rispettive pagine.
Suggerimenti
- Un backup ogni tanto, tenuto da te: per esempio ogni tre mesi, su un disco esterno o nel tuo spazio in cloud. Così hai una copia indipendente da Trakka.
- Proteggilo: contiene i dati di clienti e fatture. Se lo carichi in un cloud, mettilo in una cartella protetta da password.
- Prima di modifiche importanti (cancellazioni in blocco, chiusura dell'esercizio) crea un backup: avrai la fotografia di prima.
- Disdici? Backup prima. Prima di disdire scarica il backup e controlla di riuscire ad aprirlo.