Fatture passive

Le fatture passive sono quelle che ti emettono i tuoi fornitori (gommista, petrolifero, officina, commercialista, ecc.). Trakka le riceve in automatico dallo SDI, le parsifica, ti propone la registrazione in prima nota e ti fa vedere lo stato dei pagamenti.

La sezione vive sotto Acquisti → Fatture passive.

Prerequisiti

• Fatturazione elettronica attivata per il tuo tenant (vedi capitolo Fatture attive).
• Codice destinatario: hai comunicato ai tuoi fornitori il codice 5NYCUR5 (se usi l'intermediario FISIT tramite Trakka) oppure il tuo codice SDI se ne hai uno proprio.
• Anagrafica fornitori con P.IVA aggiornata (per aggancio automatico).

Flusso automatico

Fornitore emette fattura elettronica
         ↓
SDI la recapita al tuo codice destinatario
         ↓
Trakka riceve via webhook → parser XML FatturaPA
         ↓
Aggancio automatico al fornitore (tramite P.IVA)
         ↓
Proposta di registrazione in prima nota
         ↓
Tu confermi → fattura registrata in contabilità

Come si fa — Confermare una fattura ricevuta

1. Apri Acquisti → Fatture passive.
2. Nella lista trovi:

• 🟠 Da controllare: appena arrivate, da verificare
• 🟢 Registrate: già portate in contabilità
• 🔴 In anomalia: problemi (fornitore sconosciuto, IVA incoerente)

1. Clicca su una fattura da controllare.
2. Trakka ti mostra:

• Dati fornitore (agganciati in automatico)
• Righe fattura con IVA
• Scadenza pagamento
• Proposta di registrazione (conto costo, eventuale ritenuta, conto IVA acquisti)

1. Modifica se necessario: cambia conto, aggiungi centro di costo / commessa.
2. Conferma Registra in prima nota.

Auto-classificazione del conto di costo

Dalla versione 2.61 Trakka ti suggerisce automaticamente il conto di costo già più usato per quel fornitore, in base allo storico delle fatture passive precedenti. Funziona così:

• Quando salvi una fattura passiva senza specificare il conto costo (oppure se lasci selezionato "— Auto (storico fornitore) —" nel form), Trakka analizza lo storico:
• Cerca le ultime 50 scritture di prima nota legate a fatture di quel fornitore
• Per ogni scrittura prende la riga di costo principale (DARE più alto, esclude quindi bollo €2 e simili)
• Vota a maggioranza: il conto più frequente vince
• In caso di parità, vince quello usato più di recente
• Se il fornitore non ha storico (prima fattura in assoluto), Trakka usa il default 5.1.002 — Servizi professionali.
• Se invece specifichi un conto nel form, la tua scelta vince sempre sul suggerimento.

Lo stesso meccanismo si applica anche agli import massivi (ZIP SDI, XML, FEAPI polling, webhook): le fatture importate vengono già classificate sul conto giusto, senza intervento manuale.

✅ Vantaggio operativo: dopo le prime 2-3 fatture di un fornitore (es. tutte su 5.1.004 Manutenzione mezzi), le successive vengono registrate automaticamente sul conto corretto. Riduce drasticamente il lavoro di rettifica a fine mese.

Da quel momento la fattura è:

• Presente in Contabilità → Prima nota
• Presente in Contabilità → Scadenzario con la sua scadenza
• Agganciata al fornitore nel suo storico

Allegati carburante / manutenzione

Se la fattura passiva è di un fornitore di carburante o officina, Trakka ti propone di agganciare la fattura al rifornimento o all'intervento di manutenzione già registrato operativamente:

1. In fase di conferma, scegli Aggancia a movimento flotta.
2. Seleziona il rifornimento / manutenzione corrispondente.
3. Il costo viene riconciliato in un unico movimento.

Import manuale (per pre-SDI o cartacee)

Se hai fatture dal vecchio gestionale o cartacee che non sono passate per SDI:

1. Acquisti → Fatture passive → Import.
2. Carica il PDF oppure inserisci i dati a mano (numero, data, fornitore, imponibile, IVA, totale, scadenza).
3. Allega il PDF scansionato all'anagrafica.
4. Trakka la registra come fattura non SDI (non produce XML, ma compare nei report contabili e IVA).

Ritenuta d'acconto

Se la fattura del professionista include ritenuta d'acconto:

1. In fase di registrazione, Trakka legge dal XML la ritenuta e la separa.
2. Imponibile + IVA va al conto costo + IVA acquisti come di norma.
3. Ritenuta va a debito v/Erario (conto 6.9 del piano conti).
4. Mensilmente/trimestralmente usi Fiscale → Ritenute d'acconto per esportare il riepilogo da dare al commercialista.

Pagamenti

Ogni fattura passiva ha una o più scadenze di pagamento:

• Scadenze non pagate → Contabilità → Scadenzario.
• Quando paghi (da home banking o contanti), apri la fattura e registra il pagamento: Paga → inserisci data, modalità (bonifico, contanti, assegno), eventuale banca.
• Trakka storna la scadenza dal scadenzario.

Suggerimenti

• Controlla sempre prima di registrare. Le proposte automatiche sono buone ma non infallibili: verifica il conto di imputazione e l'IVA specie su fornitori nuovi.
• Usa le commesse o i centri di costo per le spese attribuibili (viaggio x, progetto y). Ti salverà la vita quando farai analisi di redditività.
• Non duplicare. Se registri manualmente una fattura che poi arriva anche via SDI, hai il doppione. Il sistema prova a riconoscerlo ma meglio controllare P.IVA+numero+data.
• Fatture annuali in anticipo (es. assicurazione per anno intero pagata a gennaio): registrala come competenza annuale con ratei/risconti. Vedi Contabilità → Ratei e risconti.

Problemi comuni

• "Fornitore sconosciuto" → P.IVA del XML non combacia con nessuna in anagrafica. Crea il fornitore e aggancialo alla fattura.
• IVA non quadra → il XML del fornitore ha un errore di arrotondamento. Trakka te lo segnala. Accettalo se la differenza è di pochi centesimi, o chiedi rettifica al fornitore se è significativa.
• Fattura ricevuta due volte → succede se il fornitore l'ha ritrasmessa. Trakka riconosce duplicati da numero+data+fornitore e li segna. Conferma solo la prima.
• Non ricevo più fatture passive → verifica che l'integrazione SDI sia ancora attiva. In Impostazioni → Integrazioni lo stato dev'essere verde.