Fatture passive (acquisti)

Fatture passive

Le fatture passive sono quelle che ti mandano i fornitori (gasolio, officina, gommista, commercialista…). Trakka le riceve dallo SDI, crea o completa la scheda del fornitore, le registra in prima nota e le mette in scadenzario.

La sezione è in Acquisti → Fatture Passive.

Prerequisiti

• Fatturazione elettronica attiva (vedi il capitolo Fatture attive e SDI).
• Codice destinatario: comunica ai fornitori il codice 5NYCUR5, che trovi anche in Sistema → Impostazioni → Integrazioni.

Come arrivano

• Dallo SDI, in automatico: Trakka riceve le fatture appena lo SDI le recapita e controlla comunque ogni ora. Il pulsante Scarica da SDI le scarica subito.
• Avviso via email: a ogni arrivo ti scrive fornitore, numero, data e totale (una sola email anche se arrivano molte fatture insieme).
• Importa XML: carichi uno o più file XML.
• Import ZIP ADE: carichi lo ZIP scaricato da Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture già presenti (stesso numero, data e fornitore) vengono saltate.
• Nuova: inserimento a mano, per i documenti che non passano dallo SDI.

Quando la fattura arriva dallo SDI o da un file, Trakka:

1. crea il fornitore se non c'è, o ne completa i campi vuoti della scheda. L'IBAN non viene preso dalla fattura: va inserito a mano nella scheda del fornitore, perché da lì partono i bonifici;
2. conserva il file XML, che puoi scaricare dalla pagina della fattura (pulsante XML);
3. assegna la commessa con le regole automatiche delle commesse, se una regola vale per quella fattura (vedi il capitolo Commesse e centri di costo). Vale anche per le fatture che arrivano da sole dallo SDI. Le regole toccano solo le fatture nuove, non quelle già registrate;
4. registra la fattura in prima nota e la mette in scadenzario.

Le fatture nuove hanno l'etichetta Nuova nell'elenco finché non le apri.

L'elenco

Filtri per anno e per stato: Da pagare, Parzialmente pagate, Pagate, Compensate. Filtri per tipo: solo fatture, solo note di credito (TD04), reverse charge (TD16-TD28). Puoi selezionare più fatture e assegnarle insieme a una commessa. Il pulsante PDF stampa l'elenco.

Da registrare. Se la registrazione in prima nota non è riuscita (per esempio piano dei conti incompleto o periodo chiuso), la fattura resta in elenco con l'etichetta Da registrare e compare fra le anomalie. Apri la fattura, sistema la causa e premi Rigenera scrittura contabile.

Come si fa — Controllare una fattura

Apri la fattura. Trovi:

• Dati Fornitore e il tipo di documento;
• Righe: per ogni riga puoi indicare una commessa diversa da quella del documento, poi Salva imputazioni per riga;
• Scrittura contabile: la registrazione già fatta, con i conti dare e avere.

Per correggere la registrazione, sotto la scrittura scegli Conto costo, Conto IVA e Conto debito e premi Rigenera scrittura contabile. Con Aggiungi riga manuale alla PN aggiungi una riga (per esempio il bollo o una spesa accessoria).

Il conto di costo proposto

Quando una fattura viene registrata senza un conto di costo scelto da te (nel modulo, — Auto (storico fornitore) —, e in tutti gli import), Trakka usa il conto di costo più usato per quel fornitore nelle sue ultime 50 fatture registrate. Conta la riga di costo più alta di ogni registrazione, quindi il bollo e le piccole spese non spostano la scelta; a parità vince il conto usato più di recente. Per un fornitore senza storico usa il conto predefinito dei servizi.

Se scegli tu un conto, vale la tua scelta. Dopo le prime fatture di un fornitore registrate sul conto giusto, le successive arrivano già classificate: controlla comunque i fornitori nuovi.

Trakka AI (se attiva per la tua azienda): nel riquadro in fondo alla pagina, Suggerisci classificazione propone conto di costo, commessa e tipo di costo, anche per fornitori mai visti. Puoi applicare il suggerimento (Applica e genera scrittura) o rifiutarlo.

Il conto del fornitore

Ogni fattura passiva si registra sul conto del fornitore (il suo partitario), creato da Trakka la prima volta. Alla voce Conto debito lascia Partitario del fornitore (automatico): se scegli il mastro Debiti fornitori Trakka usa comunque il partitario, perché sul mastro il debito non comparirebbe nella scheda del fornitore e non si potrebbe chiudere con pagamenti e compensazioni.

Rifornimenti collegati alla fattura del carburante

Nella pagina di una fattura di carburante c'è il riquadro Rifornimenti di questa fattura: cerchi i rifornimenti del periodo e li colleghi alla fattura (o li scolleghi), con il confronto fra i due totali. Così nelle commesse il carburante si conta una volta sola. Il collegamento non cambia la contabilità.

Ritenuta d'acconto

Se la fattura del professionista ha la ritenuta, Trakka la legge dall'XML. Il debito verso il fornitore è al netto della ritenuta e la ritenuta va sul conto del debito verso l'Erario per ritenute. Se manca o è sbagliata, nel riquadro Ritenuta d'acconto usa Aggiungi ritenuta d'acconto (o Modifica ritenuta) e Salva ritenuta e rigenera scrittura.

La ritenuta si versa entro il 16 del mese dopo quello in cui paghi il professionista, non dopo la data della fattura. Trakka segue questa regola:

• finché la fattura non è pagata, la ritenuta è non ancora dovuta e non entra in nessun F24;
• quando registri il pagamento, la ritenuta va nel mese di quel pagamento;
• se paghi in più volte, ogni pagamento porta con sé la sua parte di ritenuta, in proporzione a quanto hai pagato. Il pagamento che salda la fattura prende quello che resta, così il totale torna sempre.

Il versamento si gestisce da Fiscale → Ritenute d'Acconto: Genera F24 1040 per i pagamenti del mese scelto (scadenza il 16 del mese dopo; Enasarco e INPS esclusi) e Riepilogo CU annuale in PDF per il commercialista. Vedi anche il capitolo Fiscale — IVA, LIPE, F24, ritenute.

Regime opzionale IVA logistica

Se con un fornitore hai comunicato l'opzione dell'art. 1 c. 57-63 L. 207/2024, spunta Opzione IVA logistica/trasporti nella sua scheda, con la scadenza triennale. Alla registrazione il debito verso il fornitore scende al solo imponibile, l'IVA va sul conto Erario c/IVA logistica e Trakka prepara la riga F24 con codice 6045 in scadenza il 16 del mese successivo.

Acquisti dall'estero: le integrazioni da trasmettere allo SDI

Le fatture estere si integrano trasmettendo allo SDI il documento di integrazione, entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione (art. 1 c. 3-bis D.Lgs. 127/2015).

I tipi che Trakka trasmette:

Non si trasmettono le importazioni con bolletta doganale: l'IVA è già liquidata in dogana. In quel caso apri il documento e usa Escludi indicando il motivo (per esempio il numero della bolletta): resta nel registro delle attività e il documento non compare più fra quelli da trasmettere. Rimetti fra i documenti da trasmettere annulla l'esclusione. Il TD16 (inversione contabile interna) Trakka non lo trasmette.

Come si fa:

1. Registra la fattura estera con il tipo giusto (TD17, TD18 o TD19). Nel modulo, riquadro Fattura originaria, indica numero e data del documento del fornitore. Trakka registra da sé l'integrazione IVA in prima nota.
2. Nella pagina della fattura, riquadro Integrazione da trasmettere al SDI, controlla il termine di legge e l'Anteprima XML, poi premi Trasmetti allo SDI.
3. Il documento prende un numero nel sezionale INT/anno, separato dalle tue fatture attive.
4. In dashboard compare un avviso per ogni integrazione non ancora trasmessa con la scadenza vicina o superata.

Fattura mai arrivata: la comunicazione TD29

Se un fornitore non ti emette la fattura, dal 1° aprile 2025 non si fa più l'autofattura TD20: si comunica l'omissione allo SDI con un TD29 entro 90 giorni dal termine (art. 6 c. 8 D.Lgs. 471/97 riscritto dal D.Lgs. 87/2024). Senza comunicazione la sanzione è del 70% dell'imposta, con un minimo di 250 euro.

Registra il documento come passiva di tipo TD29 con i dati del fornitore e trasmettilo dallo stesso riquadro. Il TD29 non genera nessuna scrittura contabile: niente IVA e niente costo. Il costo lo registri quando la fattura arriva davvero.

Pagamenti

Le fatture da pagare sono in Tesoreria → Scadenzario.

Per registrare un pagamento hai due strade:

• dalla banca: in Tesoreria → Riconciliazione abbini il movimento dell'estratto conto alla fattura. È la strada consigliata, perché usa la data vera dell'uscita;
• dalla fattura: riquadro Pagamenti, inserisci importo, data, metodo e Conto uscita (il conto corrente o la cassa da cui sono usciti i soldi), poi Registra pagamento.

Un secondo pagamento con stessa data e stesso importo va confermato con la casella apposita, per evitare doppioni. Per pagare più fatture con un solo file di bonifici vedi il capitolo Distinte SEPA.

Note di credito del fornitore

Nella pagina di una fattura con residuo da pagare, se lo stesso fornitore ha note di credito aperte, compare Compensazione disponibile: scegli la nota e chiudi le due partite senza movimenti di banca (lo stesso vale partendo dalla nota).

Compensare con un cliente che è anche fornitore

Da Tesoreria → Compensazioni partite chiudi una fattura che il cliente ti deve con una fattura che devi a lui. La pagina elenca i soggetti con partite aperte da entrambi i lati; premi Compensa. Trakka la registra solo se:

• è proprio lo stesso soggetto: stessa partita IVA. Nome e indirizzo non bastano: una ditta individuale e la società dello stesso titolare sono soggetti diversi, e una compensazione fra loro richiede un accordo scritto a tre, fuori da Trakka;
• dal lato cliente c'è una fattura con importo ancora da incassare. Una nota di credito è un debito verso il cliente, non un credito: si chiude con la fattura che rettifica;
• dal lato fornitore c'è una fattura registrata in contabilità sul conto del fornitore, con importo ancora da pagare;
• l'importo non supera il minore dei due residui (lascia il campo vuoto per usare proprio quello).

La fattura del fornitore chiusa così risulta pagata. Se poi emetti una nota di credito sulla fattura del cliente, Trakka riapre il documento del fornitore per l'importo della nota. Ripetere la stessa compensazione (doppio clic) non crea una seconda scrittura.

Eliminare una fattura passiva

Elimina funziona solo se la fattura non ha pagamenti registrati. Se ce li ha, elimina prima i pagamenti o, se il documento era giusto, lascialo e correggi la scrittura.

Suggerimenti

• Controlla le fatture dei fornitori nuovi: conto di costo, IVA e commessa.
• Usa le commesse per le spese legate a un lavoro: le assegni dalla testata, dalle singole righe o in blocco dall'elenco.
• Non inserire a mano una fattura che arriverà dallo SDI: avresti un doppione. Trakka rifiuta il secondo documento con stesso numero, data e fornitore, ma un numero scritto in modo diverso non viene riconosciuto.
• Costi che valgono per più anni (per esempio l'assicurazione annuale pagata a novembre): registra il risconto da Contabilità → Operazioni → Ratei e risconti.

Problemi comuni

• Fattura con l'etichetta «Da registrare» → apri la fattura, controlla il messaggio (di solito conti mancanti o periodo chiuso) e premi Rigenera scrittura contabile.
• Conto di costo sbagliato → scegli il conto giusto sotto la scrittura e premi Rigenera scrittura contabile: dalla volta successiva Trakka terrà conto anche di questa scelta.
• Il fornitore non compare fra quelli pagabili con bonifico → manca l'IBAN nella sua scheda: inseriscilo a mano.
• Non arrivano più fatture → in Sistema → Impostazioni → Integrazioni lo stato deve essere «Fatturazione elettronica: Attiva». Se lo è, prova Scarica da SDI e controlla che il fornitore usi il codice 5NYCUR5.