Gestione fornitori

Il fornitore in Trakka è l'anagrafica di chi ti vende qualcosa: gommisti, compagnie petrolifere, officine, assicurazioni, consulenti, vettori a cui affidi viaggi in subappalto. Le fatture che ricevi via SDI si agganciano in automatico al fornitore giusto, e dalla sua scheda vedi quanto hai comprato, pagato e ancora da pagare.

La sezione è in Acquisti → Fornitori.

L'elenco dei fornitori

La ricerca trova per denominazione, partita IVA, email, categoria o codice fornitore.
I filtri Tutti, Attivi e Inattivi mostrano i fornitori secondo il loro stato.
Il segnale rosso dup indica che la stessa partita IVA è su più fornitori: probabilmente è un doppione da controllare.
Export scarica l'elenco in Excel; a ogni riga ci sono i pulsanti per modificare ed eliminare.

Come si fa — Creare un fornitore

Apri Acquisti → Fornitori e clicca Nuovo Fornitore.
Autocompilazione da P.IVA: scrivi la partita IVA e clicca Cerca. Trakka compila denominazione, P.IVA, codice fiscale, codice SDI e indirizzo, e la PEC quando il servizio la trova; email, REA e ATECO vanno inseriti a mano. Le ricerche gratuite sono 5 al giorno in tutto, fra clienti e fornitori.
Dati Anagrafici: denominazione (obbligatoria), categoria, P.IVA, codice fiscale, numero REA, codice ATECO.
Indirizzo: via, CAP, città, provincia, nazione.
Contatti: referente, telefono fisso, cellulare, email, PEC, sito web, codice SDI.
Dati Bancari: IBAN, banca, condizioni di pagamento (es. «Bonifico 30gg d.f.»).
Note, se ti servono.
Clicca Crea Fornitore (in modifica il pulsante si chiama Salva Modifiche).

Il codice fornitore viene assegnato in automatico (FOR400, FOR401…). Prefisso e numero di partenza si cambiano in Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Codici Cliente / Fornitore.

La categoria

La categoria è un campo libero: Carburanti, Pneumatici, Manutenzione, Assicurazioni, Consulenze… Scrivendo la categoria nella ricerca dell'elenco trovi tutti i fornitori di quel tipo. Usa nomi brevi e sempre uguali, così la ricerca funziona.

L'IBAN del fornitore

L'IBAN si inserisce a mano nella scheda. È quello usato per le distinte di bonifico (Tesoreria → Distinte SEPA): se manca o è sbagliato, il pagamento a quel fornitore resta fuori dalla distinta, con un avviso.

Quando arriva una fattura, Trakka completa da sola i campi vuoti della scheda (indirizzo, contatti, codice fiscale) ma non l'IBAN: quello scritto in una fattura può essere di una banca non più usata o di una società a cui il fornitore ha ceduto il credito.

La scheda del fornitore

Cliccando su un fornitore si apre la sua scheda, con i dati anagrafici e il pulsante Modifica. Sotto trovi:

i riquadri Totale fatturato (al netto delle note di credito), Totale Pagato e Residuo, calcolati su tutte le sue fatture tranne le annullate;
l'elenco delle ultime fatture passive del fornitore, con numero, data, totale e stato;
il pulsante Estratto Conto.

Fornitori con ritenuta d'acconto

Per i professionisti (commercialista, avvocato, consulenti) che emettono fattura con ritenuta d'acconto non c'è nulla da impostare nella scheda del fornitore: la ritenuta viene letta dalla fattura elettronica quando arriva, e la puoi correggere nella fattura passiva se serve. Le ritenute da versare, con il mese di competenza e lo stato del versamento, sono in Fiscale → Ritenute d'Acconto. Per i dettagli vedi i capitoli Fatture passive (acquisti) e Fiscale — IVA, LIPE, F24, ritenute.

Opzione IVA logistica e trasporti

Se un fornitore di servizi di trasporto o logistica ha esercitato con te l'opzione della legge di bilancio 2025 (art. 1 c. 59 L. 207/2024), spunta Opzione IVA logistica/trasporti nella sua scheda e indica la scadenza triennale. Con l'opzione attiva sei tu a versare l'IVA delle sue fatture, in nome e per conto suo, con F24 codice 6045 entro il 16 del mese successivo e senza compensazione; al fornitore paghi il solo imponibile. Verifica con il tuo commercialista prima di attivarla.

Le fatture ricevute via SDI

Con la fatturazione elettronica attiva, le fatture che i fornitori mandano al codice 5NYCUR5 arrivano in Trakka da sole (vedi il capitolo Fatture passive (acquisti)). Per ognuna Trakka:

legge i dati dall'XML;
cerca il fornitore per partita IVA (con o senza IT davanti) e, se non lo trova, per denominazione;
se non c'è, crea la scheda del fornitore con i dati della fattura e il primo codice libero;
mette la fattura in Acquisti → Fatture Passive.

Se un fornitore ha lo stesso nome di uno già presente ma un'altra partita IVA, Trakka lo tratta come un fornitore diverso e crea una scheda nuova, per non mescolare le fatture di due aziende omonime.

Lo stesso avviene quando importi le fatture dagli XML o dallo ZIP dell'Agenzia delle Entrate. Per caricare in una volta l'elenco dei fornitori dal vecchio gestionale vedi il capitolo Migrazione dati gratuita.

Come si fa — Smettere di lavorare con un fornitore

Se il fornitore non ha dati collegati (fatture, scritture…), puoi eliminarlo dall'elenco con il cestino.
Se ha storico, Trakka non lo elimina e ti avvisa: apri Modifica e nel riquadro Stato scegli Inattivo.

Suggerimenti

Partita IVA sempre. È la chiave con cui Trakka aggancia le fatture: con la P.IVA giusta in scheda non nascono doppioni.
Quando un fornitore ti comunica un IBAN nuovo, aggiornalo nella scheda e fai prima un bonifico di prova piccolo.
Controlla ogni tanto i segnali «dup» nell'elenco: due schede con la stessa partita IVA dividono le fatture e falsano l'estratto conto.

Problemi comuni

«La denominazione è obbligatoria» → compila Denominazione.
Due schede per lo stesso fornitore → di solito una vecchia senza partita IVA e una nuova creata da una fattura. Correggi la partita IVA sulla scheda giusta e metti Inattivo l'altra; se ha fatture collegate e vuoi spostarle, scrivi al supporto.
«Il fornitore … non si può eliminare perché ha dati collegati» → ha storico: impostalo Inattivo invece di eliminarlo.
Il fornitore non compare nella distinta SEPA → manca l'IBAN o non è valido: inseriscilo o correggilo nella scheda.
Fornitore estero → scrivi nel campo Nazione il codice del paese a due lettere (DE, FR…) e la sua partita IVA così com'è.