Offerte, ordini, viaggi e documenti di trasporto

In Trakka il lavoro segue questo percorso:

Offerta al cliente (facoltativa)
Ordine di trasporto: cliente, merce, tratta, date e prezzo
Viaggi dell'ordine: mezzo, autista, date, chilometri e costi effettivi
Documenti di trasporto (DDT, CMR…), se servono
Fattura al cliente, generata dall'ordine o dai viaggi

Le pagine sono nel menu Operatività: Viaggi, Offerte / Preventivi, Ordini trasporto, Documenti trasporto, Conto bancali, Registro viaggi (sub-vettore), Costi Minimi MIT.

Offerte e preventivi

Da Operatività → Offerte / Preventivi prepari l'offerta (cliente, righe, validità, commessa), la scarichi in PDF o la mandi con Invia al cliente. Quando il cliente la accetta e la segni Accettata, il pulsante Converti in ordine di trasporto crea l'ordine con cliente, merce, prezzo, commessa e note dell'offerta: restano da completare tratta e date. I passi sono nel capitolo Offerte e preventivi.

Ordini di trasporto

Come si fa — Creare un ordine

Apri Operatività → Ordini trasporto e clicca Nuovo ordine.
Se il lavoro nasce da un'offerta aperta (bozza, inviata o accettata), sceglila in Parti da un'offerta: cliente, merce, prezzo e note arrivano dall'offerta e, salvando, l'offerta risulta convertita.
Compila le sezioni del modulo (elencate qui sotto).
Clicca Salva.

Le sezioni dell'ordine:

Riferimenti: numero ordine (obbligatorio, lo scegli tu e deve essere unico), data, riferimento del cliente, cliente
Merce: tipo, peso, volume, colli, casella ADR se è merce pericolosa
Tratta: indirizzo, città e CAP di partenza e di destinazione, km stimati
Date: ritiro e consegna, previste ed effettive
Economica: prezzo cliente e costo previsto
Stato: Nuovo, Confermato, In corso, Completato, Annullato

Nella pagina dell'ordine trovi:

PDF e Invia (manda l'ordine per email al cliente);
Genera fattura: crea una fattura in bozza con una riga «Trasporto partenza → destinazione» al prezzo dell'ordine. Serve un cliente e un prezzo maggiore di zero. Se il cliente è un'azienda estera, la riga esce fuori campo IVA (art. 7-ter): controllala prima di emettere. Un ordine già fatturato non si fattura due volte: Trakka apre la fattura esistente;
l'elenco dei viaggi dell'ordine, con Aggiungi viaggio;
l'offerta da cui è nato, se c'è.

Nell'elenco degli ordini vedi, per ognuno, prezzo e margine (prezzo meno i costi effettivi dei viaggi, o il costo previsto se i viaggi non hanno costi), e in alto il margine medio.

Un ordine con viaggi già fatturati non si elimina.

Viaggi

Come si fa — Registrare un viaggio

Il viaggio si crea dall'ordine a cui appartiene.

Apri l'ordine da Operatività → Ordini trasporto e clicca Aggiungi viaggio.
Assegnazione: veicolo e autista (si scelgono solo quelli con stato Attivo).
Date e chilometri: data e ora di partenza e di arrivo, km di partenza e di arrivo.
Costi effettivi: carburante, pedaggi, autista, vitto e alloggio, altro.
Trasferta (dati per il consulente del lavoro, che calcola lui l'indennità): Italia, Estero UE o Estero extra UE, se spetta l'indennità e l'importo giornaliero, pasti forniti dall'azienda, pernottamento (hotel, cabina, altro) e il suo costo, se le spese sono state pagate con mezzi tracciabili.
Stato: Pianificato, In corso, Completato, Annullato. Lo aggiorni tu.
Clicca Salva.

Cliente, tratta, merce e prezzo stanno sull'ordine: per un cliente che ti fa fare lo stesso trasporto più volte, puoi mettere più viaggi nello stesso ordine.

Presenze. Un viaggio con autista e data di partenza segna da solo le giornate dell'autista come Viaggio nelle presenze, con le ore ricavate da partenza e arrivo. Se correggi o elimini il viaggio, le presenze si aggiornano; quelle scritte a mano restano. Vedi Autisti, presenze e ore di guida.

Elenco dei viaggi. Operatività → Viaggi mostra tutti i viaggi con ordine, veicolo, autista, date, km, costo e stato. Il segno dup indica un possibile doppione: stesso ordine, stessa data, stesso autista.

Un viaggio già fatturato non si elimina: prima va stornata la fattura.

Margine a chilometro. Nella Dashboard il riquadro Margine a chilometro del mese mette insieme i viaggi completati nel mese che hanno km di partenza e di arrivo: ricavo, costo e margine al km. Compare appena chiudi i primi viaggi con i km.

Documenti di trasporto (DDT, CMR, lettere di vettura)

Apri Operatività → Documenti trasporto e clicca Nuovo Documento.
Identificazione: tipo (CMR, DDT, Lettera di Vettura, Doganale, Altro), numero (obbligatorio, lo scrivi tu), data, ordine collegato, stato (Bozza, Emesso, Consegnato).
Compila mittente, destinatario, merce (descrizione, peso, colli, volume), vettore (nome, targa, autista), luoghi e orari di ritiro e consegna, porto, aspetto esteriore, causale del trasporto, note.
Interscambio bancali (solo alla creazione): tipo di supporto, quanti ne hai consegnati e quanti ritirati. Trakka registra i movimenti nel Conto bancali, intestati al destinatario e collegati al documento.
Clicca Salva.

Dall'elenco scarichi il PDF del documento, con in testa i dati della tua azienda. Il numero non viene assegnato da Trakka: due documenti dello stesso tipo non possono avere lo stesso numero.

DDT e CMR non passano dal Sistema di Interscambio: allo SDI va solo la fattura.

Come si fa — Tenere il conto dei bancali

L'interscambio dei pallet è una delle voci di contestazione più frequenti fra vettore e committente. Trakka tiene un saldo per controparte: non dice «quanti bancali ho», ma «quanti me ne deve il cliente Rossi».

Vai su Operatività → Conto bancali e clicca Nuovo movimento.
Indica il verso: Consegnati a loro (li hai lasciati alla controparte, te li deve restituire) oppure Ricevuti da loro (te li ha dati, glieli devi restituire).
Scegli la controparte fra clienti, fornitori/vettori, oppure scrivi un nome libero per i soggetti occasionali.
Indica quantità e tipo di supporto (EPAL, EUR, CHEP, LPR, roll container, gabbia, cassette, altro), e, se c'è, il numero e la scadenza del buono pallet.
Collega il documento di trasporto su cui lo scambio è avvenuto. Non è obbligatorio, ma è quello che rende il saldo opponibile: senza documento firmato, resta la tua parola contro la sua.

In alto trovi il totale a tuo credito e a tuo debito; sotto, il saldo di ogni controparte: in verde chi deve restituirti bancali, in rosso chi li deve ricevere da te. Dall'icona dell'estratto conto vedi tutti i movimenti con il saldo progressivo.

Addebitare i bancali non resi. Se un cliente in anagrafica ha un saldo a tuo credito, dall'icona dell'addebito indichi quanti bancali fatturare e il prezzo unitario: Trakka crea una fattura in bozza e pareggia il conto bancali con un movimento collegato.

Attenzione al verso. Registrare «ricevuti» al posto di «consegnati» ribalta il saldo di quella controparte senza dare alcun segnale. Nel dubbio, guarda il documento: se la merce è partita da te su pallet tuoi, quei bancali sono consegnati.

Registro viaggi (sub-vettore)

Se lavori per un committente che ti manda a fine mese il rapporto dei viaggi fatti, usa Operatività → Registro viaggi (sub-vettore). Ogni viaggio passa per tre stati:

Dichiarato: l'hai registrato tu (dal riquadro Nuovo viaggio dichiarato: data, committente, riferimento, compenso dichiarato, km, partenza, destinazione, merce, autista, veicolo, note; poi Registra viaggio) oppure è arrivato dall'import da Excel/CSV.
Verificato: hai confrontato il viaggio con il rapporto del committente e cliccato Verifica. Se il committente riconosce un importo diverso, indica il compenso verificato.
Fatturato: il viaggio è entrato in una fattura.

Per fatturare: in Vendite → Fatture Attive clicca Nuova fattura, scegli il committente e usa il riquadro Importa Viaggi dal Registro: trovi i viaggi verificati, con il compenso verificato, pronti per la fattura differita (TD24).

Ogni viaggio del registro crea anche un ordine con numero RV-anno-numero. Un viaggio verificato può tornare dichiarato con Annulla verifica; uno fatturato non si elimina.

Nella stessa fattura trovi anche Importa Viaggi Eseguiti (gli ordini in corso o completati del cliente, non ancora fatturati) e Importa Viaggi (singoli) (viaggi non fatturati che hanno già un prezzo proprio, per esempio quelli importati con il compenso). Vedi Fatture attive e SDI.

Costi minimi MIT

Operatività → Costi Minimi MIT mostra, per l'anno scelto:

le tabelle dei costi minimi di esercizio pubblicate dal Ministero (costo al km, all'ora e al giorno, per classe di veicolo e massa complessiva). Le tabelle ufficiali sono già caricate e comuni a tutte le aziende; con Aggiungi riga costo minimo puoi inserirne di tue;
la verifica degli ordini in corso o completati dell'anno: prezzo al km (prezzo cliente diviso km stimati) confrontato con il costo minimo al km della tabella che corrisponde al veicolo del primo viaggio dell'ordine. Ogni ordine risulta conforme o no, con la differenza.

Perché la verifica funzioni, l'ordine deve avere prezzo e km stimati, e il veicolo del primo viaggio deve avere tipo e massa complessiva nella scheda. Se manca qualcosa, la riga dice che cosa. Trakka non blocca un ordine sotto il costo minimo: lo segnala solo in questa pagina.

Suggerimenti

Usa l'offerta per i lavori a commessa: la commessa scelta sull'offerta passa all'ordine e alla fattura generata dall'ordine.
Chiudi i viaggi con i costi veri (carburante, pedaggi, autista): il margine dell'ordine e quello della dashboard li usano.
Scrivi sempre i km di partenza e di arrivo: senza, il viaggio non entra nel margine a chilometro.
Massa complessiva nella scheda del mezzo: senza, la verifica dei costi minimi non trova la tabella.

Problemi comuni

Non trovo «Nuovo viaggio» nella pagina Viaggi → il viaggio si aggiunge dall'ordine: apri l'ordine e clicca Aggiungi viaggio. Per i viaggi da sub-vettore usa il Registro viaggi.
Autista o veicolo non compaiono nell'elenco → nei viaggi si scelgono solo autisti e veicoli con stato Attivo: controlla la loro scheda.
«Esiste già un ordine con numero …» → il numero dell'ordine è unico per azienda: scegline un altro.
«Documento con stesso tipo e numero già esistente» → due DDT (o due CMR) non possono avere lo stesso numero.
«Genera fattura» non parte → l'ordine deve avere un cliente e un prezzo maggiore di zero.
Il saldo bancali di una controparte è al contrario → hai registrato il verso sbagliato: elimina il movimento dall'estratto conto e registralo di nuovo.