Importare i viaggi da Excel/CSV

Importare i viaggi da Excel/CSV

Se tieni i viaggi su un foglio di calcolo, o il committente te li manda così, puoi caricarli tutti in una volta invece di inserirli a mano.

La funzione si apre da Operatività → Registro viaggi (sub-vettore), pulsante Importa XLSX/CSV.

Ogni riga del file diventa un ordine di trasporto con numero IMP-anno-numero e un viaggio completato, nello stato dichiarato del registro viaggi: da lì lo verifichi e lo fatturi (vedi Offerte, ordini, viaggi e documenti di trasporto).

I 3 passi

1. Carica il file (.xlsx o .csv) e clicca Continua.
2. Mappa le colonne: Trakka propone gli abbinamenti, tu li controlli.
3. Importa: clicca Importa viaggi e leggi l'esito.

1. Carica il file

Vanno bene i file Excel .xlsx e i file .csv (separatore virgola o punto e virgola). Del file Excel Trakka legge un solo foglio, quello che era aperto quando il file è stato salvato: se il file ne ha più di uno, salvalo con il foglio dei viaggi in primo piano. La prima riga deve contenere le intestazioni di colonna; le righe vuote vengono saltate. I file .xls del vecchio Excel (97-2003) non si leggono: aprili in Excel e salvali come .xlsx o .csv.

Un esempio di file CSV che funziona (separatore punto e virgola, così la virgola dei decimali non spezza le colonne):

Data;Targa;Autista;Committente;Partenza;Destinazione;Compenso;Km;Note
15/04/2026;AB123CD;ROSSI;Trasporti SpA;Milano;Roma;450,00;580;

2. Mappa le colonne

Trakka legge le intestazioni e prova ad abbinarle in automatico ai campi del viaggio. Controlla gli abbinamenti e correggi quelli sbagliati dai menu a tendina; le colonne che non ti servono lasciale su «non mappato». Sotto vedi le prime righe del file, per controllare.

I campi disponibili:

• Data viaggio (obbligatorio) e data arrivo
• Targa veicolo
• Matricola autista e cognome autista
• Committente (nome)
• Riferimento del committente (numero d'ordine, bolla…)
• Città di partenza e di destinazione, tipo di merce
• Km di partenza, km di arrivo, km stimati
• Compenso dichiarato
• Costi di carburante, pedaggi e autista
• Note

In Opzioni globali trovi:

• Committente di default: si usa quando la colonna del committente manca o è vuota. Serve questo oppure la colonna Committente.
• Crea automaticamente committenti/veicoli mancanti: un committente che non esiste in anagrafica (stesso nome) viene creato come nuovo cliente; una targa che non esiste diventa un nuovo veicolo, nei limiti del tuo piano. Senza questa casella, una riga con un committente sconosciuto non viene importata.
• Disabilita anti-doppione: lasciala spenta, salvo casi particolari.

3. Importa e leggi l'esito

Dopo Importa viaggi la pagina dell'esito mostra:

• gli ordini creati;
• le righe saltate perché doppioni;
• gli errori riga per riga, con il numero di riga del file e il motivo.

Una riga con un errore non blocca le altre: viene saltata e le altre entrano. Da lì torni al registro viaggi o carichi un altro file.

Come Trakka abbina i dati

• Veicolo: per targa, senza badare a maiuscole e minuscole. Scrivi le targhe come in anagrafica, senza spazi.
• Autista: prima per matricola, poi per cognome. Gli autisti non vengono mai creati: se non c'è corrispondenza, il viaggio entra senza autista e lo completi dopo. Con due autisti con lo stesso cognome, usa la matricola.
• Committente: per nome esatto (maiuscole e minuscole non contano).
• Doppioni: una riga viene saltata se c'è già un viaggio dello stesso veicolo, nella stessa data, per lo stesso committente, con lo stesso compenso (o se il compenso della riga è vuoto). Il controllo vale solo se la riga ha la targa e almeno autista, partenza o destinazione. Così ricaricare lo stesso file non duplica i viaggi.
• Presenze: i viaggi con autista entrano anche nelle presenze dell'autista, come giornate di Viaggio.

Consigli

• Fai una prova con poche righe la prima volta, per controllare la mappatura.
• Date: vanno bene GG/MM/AAAA, GG-MM-AAAA, AAAA-MM-GG e le date in formato Excel.
• Importi: puoi scriverli all'italiana (1.234,56) o all'inglese (1,234.56); il simbolo € viene ignorato.
• L'import non emette fatture: i viaggi entrano come dichiarati. Verificali nel registro e poi fatturali dal riquadro Importa Viaggi dal Registro della nuova fattura (vedi Fatture attive e SDI).

Errori frequenti

Tutti i dati restano modificabili dopo l'import: apri il singolo viaggio o l'ordine per correggere compenso, mezzo o riferimenti.