Cedolini e portale del dipendente

Funzione in versione beta. Controlla sempre le attribuzioni prima di pubblicare: un cedolino consegnato alla persona sbagliata è un errore che non si annulla.

A cosa serve

Trakka non elabora le buste paga: le prepara il tuo consulente del lavoro. Qui carichi il PDF che ti consegna, Trakka lo divide per dipendente leggendo il codice fiscale di ogni pagina, tu controlli e pubblichi. Ogni dipendente entra in un'area riservata con la propria password e vede solo i propri documenti.

Prima di cominciare

Codice fiscale in anagrafica. Ogni dipendente dovrebbe avere il codice fiscale corretto nella sua scheda (Risorse Umane → Personale). Se manca, Trakka lo riconosce dal cedolino quando le lettere del codice tornano con nome e cognome della scheda, e lo completa in anagrafica; se è sbagliato, le sue pagine restano da assegnare a mano.
Email personale. Serve per l'invito all'area riservata. Ogni indirizzo può essere usato da un solo dipendente.
Permessi. Per vedere la sezione serve il permesso di lettura della contabilità; per caricare, assegnare, pubblicare e invitare serve quello di modifica; per eliminare un caricamento quello di eliminazione.

Caricare i cedolini

Da Risorse Umane → Portale dipendente → Carica PDF:

Scegli il tipo: Cedolino (anno e mese) oppure Certificazione Unica (solo l'anno).
Seleziona il file. Puoi caricare il PDF unico del mese oppure più PDF singoli, fino a 60 per volta.
Conferma.

Requisiti del file:

PDF con testo selezionabile, non una scansione;
non protetto da password;
al massimo 300 pagine per file e 5 MB per invio.

Le pagine bianche (i retri vuoti della stampa fronte retro) vengono ignorate: non diventano documenti e non spezzano un cedolino di due pagine.

Il netto del mese stampato sul cedolino viene letto e proposto nel riquadro Stipendi da pagare, dove puoi correggerlo.

Se carichi PDF singoli con il codice fiscale nel nome (per esempio RSSMRA80A01H501U.pdf), Trakka usa il nome per le pagine in cui non riesce a leggere il codice fiscale.

Controllare le attribuzioni

Dopo il caricamento si apre la pagina di revisione. Ogni riga è un documento: una o più pagine consecutive dello stesso dipendente.

Gli stati:

Da assegnare: nessun dipendente riconosciuto. Non viene pubblicato.
Pronto: attribuito, in attesa di pubblicazione.
Pubblicato: visibile al dipendente.
Scartato: pagina che non va consegnata a nessuno.

Quando una pagina resta da assegnare, la riga dice perché:

Nessun codice fiscale nella pagina. Spesso è un riepilogo o una copertina: scartala. Se è la seconda pagina di un cedolino, assegnala a mano.
Codice fiscale non presente in anagrafica. Il dipendente non è registrato, il suo codice fiscale in anagrafica è sbagliato, oppure manca e nome e cognome della scheda non tornano con il codice stampato.
Più dipendenti nella stessa pagina. Di solito è un prospetto riepilogativo: scartalo. Non assegnarlo a un dipendente: contiene dati di altri.
Pagina senza testo. Il PDF è una scansione.

Apri sempre l'anteprima prima di assegnare una pagina a mano.

Se hai completato le schede dei dipendenti dopo il caricamento, usa Riconosci di nuovo: Trakka rilegge il file per le pagine ancora da assegnare, toglie le pagine bianche e riunisce i cedolini di più pagine. Le attribuzioni fatte a mano e i documenti pubblicati non cambiano.

Perché una pagina senza codice fiscale non segue quella precedente

Trakka attribuisce una pagina solo se vi legge il codice fiscale di un dipendente, e di uno solo. Una pagina senza codice fiscale potrebbe essere il seguito del cedolino precedente, ma anche un riepilogo con i dati di tutti: nel dubbio te la lascia da assegnare.

Pubblicare

Con Pubblica i documenti pronti:

i documenti pronti diventano visibili ai rispettivi dipendenti;
chi ha già attivato l'area riservata riceve un avviso per email. L'email non contiene il cedolino: il documento si apre solo dall'area riservata;
chi non l'ha ancora attivata non riceve l'avviso. Il documento lo aspetta;
se per quel dipendente e quel periodo c'è già un documento pubblicato, il nuovo non viene pubblicato. Per sostituirlo, ritira prima il precedente.

Se hai pubblicato per errore

Nella pagina di revisione usa Ritira: il dipendente non vede più il documento. Poi assegnalo alla persona giusta e pubblica di nuovo. Se il documento era già stato aperto, l'apertura resta nel registro.

Un caricamento si può eliminare solo se non contiene documenti pubblicati, nessun documento è mai stato aperto e nessuno stipendio è già in una distinta SEPA.

Pagare gli stipendi con la distinta SEPA

Nella stessa pagina del caricamento, sotto i documenti, il riquadro Stipendi da pagare elenca un dipendente per riga, con il netto in busta e l'IBAN:

Controlla o inserisci il netto di ciascuno. Le righe in giallo hanno qualcosa da completare: netto mancante o IBAN mancante o non valido.
Se un IBAN manca o è sbagliato, correggilo qui: si aggiorna anche nella scheda del dipendente. Trakka controlla le cifre di controllo, quindi un errore di battitura viene fermato subito e non giorni dopo dalla banca.
Salva e prepara la distinta apre la distinta SEPA con gli stipendi di quel caricamento già spuntati. Da lì scarichi il file per la banca: un solo caricamento in home banking al posto di un bonifico per dipendente.

Uno stipendio già messo in una distinta non si può mettere in un'altra, né riassegnare o scartare: per cambiarlo, annulla prima la distinta. Quando il bonifico compare nell'estratto conto e lo abbini in riconciliazione, lo stipendio risulta pagato.

Se in azienda si caricano anche i dati del consulente

Il PDF delle buste e i dati del consulente (il file con netti, imposte e contributi, da Risorse Umane → Paghe, scheda Cedolini → Importa da CSV) possono caricarli persone diverse, in qualunque ordine: Trakka tiene una sola verità per dipendente e mese.

Il costo del mese si registra una volta sola. Un secondo file con lo stesso dipendente e lo stesso mese viene fermato, con la data del primo caricamento. Per sostituirlo, elimina prima quello registrato.
Il netto da pagare segue i dati del consulente. Se sono già in contabilità, nel riquadro Stipendi da pagare il netto è già compilato («In contabilità: € …») e non serve scriverlo. Se qualcuno scrive un netto diverso, la riga diventa rossa e quello stipendio non entra nella distinta finché i due importi non coincidono.
Il bonifico non è un secondo costo. Per chi ha i cedolini del consulente, i bonifici chiudono il debito verso il dipendente e non vengono contati di nuovo come costo, né nel riepilogo mensile né nel costo delle commesse. Costo e pagamento stanno sullo stesso sottoconto del dipendente, che a stipendio pagato torna a zero.

Abilitare i dipendenti

Da Risorse Umane → Portale dipendente → Accessi dipendenti:

Invita manda al dipendente un'email con un collegamento per scegliere la password. Il collegamento vale 7 giorni e una sola volta.
Reinvia ne manda uno nuovo; il precedente smette di valere.
Disattiva blocca l'accesso. Per riattivarlo, invita di nuovo il dipendente.

Se il dipendente cambia indirizzo email, aggiornalo nella sua scheda e invitalo di nuovo: dovrà scegliere una nuova password.

Per i dipendenti cessati l'accesso resta attivo finché non lo disattivi: serve per scaricare gli ultimi cedolini e la Certificazione Unica.

Cosa vede il dipendente

Il dipendente entra da trakka.it/dipendente (oppure dal pulsante «Accesso dipendenti» in alto nel sito), con la propria email e la password che ha scelto (almeno 10 caratteri, con una lettera e una cifra). L'indirizzo corto è il più comodo da comunicare: sul foglio con le credenziali, in bacheca o con un messaggio.

Trova i documenti raggruppati per anno e può aprirli o scaricarli.
Può reimpostare la password da solo con Password dimenticata?.
Dopo 5 tentativi sbagliati l'accesso si blocca per 15 minuti.
Dopo 30 minuti senza attività deve accedere di nuovo.

Dalle pagine di accesso e dei documenti il dipendente può mettere l'area riservata sul telefono, come un'applicazione (riquadro Metti Trakka sul telefono).

L'area riservata è separata dal gestionale: il dipendente non vede nient'altro.

Registro delle consegne

In Risorse Umane → Portale dipendente → Registro consegne trovi, per ogni documento: quando è stato pubblicato, quando è partito l'avviso, quando il dipendente lo ha aperto la prima volta e quante volte vi ha avuto accesso.

Riferimenti normativi

L'obbligo di consegnare il prospetto di paga è nella legge 5 gennaio 1953, n. 4. Il Ministero del Lavoro, con l'interpello n. 13 del 30 maggio 2012, ha ammesso la consegna tramite l'area riservata di un sito con credenziale personale, a condizione che il lavoratore possa stampare il documento e che resti traccia della messa a disposizione.

Se un dipendente non ha modo di accedere o di stampare, consegnagli il cedolino su carta.

Per i casi particolari chiedi al tuo consulente del lavoro.

Privacy

I cedolini contengono dati personali dei tuoi dipendenti, di cui la tua azienda è titolare del trattamento. Abilita alla gestione dei cedolini solo chi ne ha bisogno.

Tracciato paghe per il consulente

Funzione in versione beta. Prima di usarla con i dati veri, fai importare al consulente un file di prova e confronta le ore con il riepilogo.

Da Risorse Umane → Sedi e commesse → Tracciato paghe prepari il file delle presenze del mese nel formato che il consulente importa nel proprio programma.

Formati disponibili: Zucchetti Paghe Web (tracciato TRRIPW) e Inaz, in due varianti: i file DATRILEG e DATRILEU (giornaliero e mensile, scaricati insieme in un archivio) oppure il «secondo tracciato standard» (un solo file di testo). Il formato si sceglie in cima alla pagina; chiedi al consulente quale importa.
Inaz: i codici di azienda e dipendente sono numerici; le causali vanno scritte come compaiono nei file del consulente (per esempio 01, 0FE, 0MA per DATRILEG/DATRILEU; ORDI, FER, MAL per il secondo tracciato). Le ore sono in centesimi: 7 ore e 30 diventano 7,50.
Ore: le ore ordinarie sono le sole ore lavorate; ferie, malattia, permessi e le altre assenze escono ciascuna con la propria causale e le proprie ore. Il riepilogo mensile per il consulente usa lo stesso conteggio: i due documenti danno gli stessi totali.
Non ancora disponibili: TeamSystem, SEAC. Servono le specifiche di importazione del produttore: se il tuo consulente usa uno di questi programmi, chiedigliele e inviacele con un ticket.

Come si usa:

Chiedi al consulente i codici che usa nel suo programma: il codice dell'azienda, il codice di ogni dipendente, le causali di ferie, malattia, permessi e delle altre assenze, i codici di straordinario e ore notturne.
Inseriscili nella pagina e salva. Trakka non modifica i codici: se uno è più lungo del previsto lo segnala.
Scegli il mese e controlla l'anteprima: per ogni dipendente vedi le ore che entrano nel file e ciò che resta fuori, con il motivo.
Scarica il file e consegnalo al consulente.

Cosa entra nel file:

le giornate di lavoro e di viaggio, con le ore registrate nelle presenze;
straordinario e ore notturne, se hai indicato i relativi codici;
le assenze, con la causale corrispondente. Se la giornata non ha ore, Trakka usa l'orario settimanale della scheda del dipendente diviso cinque; se l'orario manca, la giornata resta fuori e l'anteprima lo segnala.

I giorni di riposo non vengono esportati.

Domande frequenti

Il PDF è una scansione. La divisione automatica funziona solo sui PDF con testo selezionabile. Chiedi al consulente il file originale. In alternativa carica i PDF singoli con il codice fiscale nel nome del file.

Un dipendente non ha un indirizzo email. In questa versione l'area riservata richiede un indirizzo email personale. A chi non lo ha consegna il cedolino su carta.

Il dipendente non riceve l'email di invito. Controlla l'indirizzo nella sua scheda e fagli guardare nella posta indesiderata, poi usa Reinvia.

Ho pubblicato il cedolino alla persona sbagliata. Ritira subito il documento, assegnalo al dipendente giusto e pubblica di nuovo. Se nel frattempo è stato aperto, il registro lo mostra: valuta con il tuo consulente privacy se c'è una violazione di dati da gestire.

Posso caricare la Certificazione Unica? Sì: scegli Certificazione Unica come tipo e indica l'anno.

Il dipendente è cessato. Lascia attivo l'accesso finché gli servono gli ultimi documenti, poi disattivalo.