Offerte e preventivi

Quando un cliente ti chiede un prezzo prima di affidarti un trasporto, prepari un'offerta (o preventivo). Trakka la numera, la stampa in PDF, la manda al cliente via email e, quando il cliente accetta, la trasforma in un ordine di trasporto con un clic.

Il percorso completo è:

Offerta → Ordine di trasporto → Viaggi → DDT → Fattura

La sezione è in Operatività → Offerte / Preventivi.

L'elenco delle offerte

In alto scegli l'anno (l'elenco mostra le offerte di un anno alla volta).
Le schede sopra la tabella filtrano per stato: Tutti, Bozza, Inviata, Accettata, Rifiutata, Scaduta, Convertita in ordine.
Per ogni offerta vedi numero, data, validità, cliente, oggetto, totale e stato.

Le offerte sono numerate da sole, ricominciando da 1 ogni anno (per esempio 12/2026).

Come si fa — Preparare un'offerta

Premi Nuova offerta.
Compila i campi (elencati qui sotto).
Premi Crea offerta e aggiungi le righe. L'offerta nasce in stato Bozza.
Nel riquadro Aggiungi riga inserisci ogni voce: descrizione (obbligatoria), quantità, prezzo, aliquota IVA (proposta al 22%) e sconto in percentuale. Premi + per aggiungerla.
Ripeti per tutte le voci. I totali (imponibile, IVA, totale) si aggiornano da soli in cima alla pagina.

I campi dell'offerta:

Cliente (obbligatorio): deve esistere in anagrafica (vedi Gestione clienti)
Data emissione: se la lasci vuota è oggi
Validità fino al: se la lasci vuota, Trakka mette 30 giorni da oggi
Oggetto: per esempio «Trasporti settimanali Pescara–Milano, ottobre»
Condizioni di pagamento, Commessa (facoltativa) e Note

Se usi il magazzino, nella riga puoi scegliere un articolo dall'elenco, oppure leggerne il codice con un lettore di codici a barre nel campo Scansiona EAN o codice.

Una riga sbagliata si toglie con il cestino a destra della riga.

Come si fa — Mandare l'offerta al cliente

PDF apre l'offerta stampabile, con i dati della tua azienda: puoi scaricarla o stamparla.
Invia al cliente manda il PDF via email all'indirizzo email del referente scritto nella scheda del cliente (sezione Referente / Privato). Prima dell'invio Trakka chiede conferma mostrando l'indirizzo.

Se l'invio riesce, un'offerta in Bozza passa da sola a Inviata. Se il cliente non ha l'email del referente, Trakka te lo segnala: compilala nella scheda cliente e riprova.

La PEC non viene usata: non riceve la posta ordinaria.

Stati dell'offerta

Lo stato lo cambi tu dal riquadro Cambia stato: scegli il nuovo stato e premi Aggiorna.

Stato	Quando usarlo
Bozza	stai ancora preparando l'offerta
Inviata	il cliente l'ha ricevuta (si imposta da solo con Invia al cliente)
Accettata	il cliente ha detto sì: compare il pulsante per creare l'ordine
Rifiutata	il cliente ha detto no
Scaduta	è passata la validità senza risposta (Trakka non la cambia da solo)
Convertita in ordine	è diventata un ordine di trasporto (si imposta da solo)

Quando l'offerta è Rifiutata, Scaduta o Convertita le righe non si possono più aggiungere né togliere.

Lo stato Convertita in ordine non si sceglie a mano: lo mette Trakka quando trasformi l'offerta in ordine. Su un'offerta già convertita il riquadro Cambia stato non compare: se l'ordine era sbagliato, eliminalo e l'offerta torna Accettata.

Come si fa — Trasformare l'offerta in ordine di trasporto

Metti l'offerta in stato Accettata.
Premi Converti in ordine di trasporto.
Trakka crea l'ordine, già confermato (vedi qui sotto che cosa contiene).
Si apre l'ordine: completa tratta e date di ritiro e consegna.

Che cosa passa dall'offerta all'ordine:

lo stesso cliente e la stessa commessa
come numero, OdT seguito dal numero dell'offerta (per esempio OdT 12/2026)
come prezzo per il cliente, l'imponibile dell'offerta
come tipo di merce, l'oggetto dell'offerta
nelle note, il riferimento all'offerta e la descrizione delle righe

Lo stesso risultato si ottiene partendo dall'ordine: in Operatività → Ordini trasporto → Nuovo ordine scegli l'offerta nel campo Parti da un'offerta (vale per le offerte in bozza, inviate o accettate).

Da qui in avanti si lavora sull'ordine e sui suoi viaggi (vedi Offerte, ordini, viaggi e documenti di trasporto). Nell'offerta compare il pulsante Vai all'ordine di trasporto.

Per convertire serve il permesso di creare i trasporti.

Eliminare un'offerta

Il cestino in alto nella pagina dell'offerta la elimina, dopo conferma. Un'offerta convertita in ordine non si può eliminare.

Suggerimenti

Scrivi un oggetto chiaro: diventa il tipo di merce dell'ordine e compare nell'oggetto dell'email.
Aggiorna lo stato anche delle offerte perse (Rifiutata o Scaduta): l'elenco Inviata resta così la lista delle risposte che stai aspettando.
Se lavori per commessa, scegli la commessa già nell'offerta: passa all'ordine e poi ai viaggi.

Problemi comuni

Sintomo	Causa	Soluzione
«Nessuna email» quando premi Invia al cliente	manca l'email del referente nella scheda cliente	compilala in Referente / Privato e riprova
«Invio non riuscito»	problema temporaneo nell'invio dell'email	riprova più tardi; intanto puoi scaricare il PDF e mandarlo tu
Non vedo Converti in ordine di trasporto	l'offerta non è in stato Accettata, oppure è già stata convertita	cambia lo stato in Accettata; se è già convertita usa Vai all'ordine di trasporto
Non riesco ad aggiungere righe	l'offerta è Rifiutata, Scaduta o Convertita	riportala a Bozza se devi ancora modificarla (non vale per le convertite)
L'offerta di gennaio non è nell'elenco	l'elenco mostra un anno alla volta	scegli l'anno giusto in alto