Parco mezzi — veicoli e scadenze

Parco mezzi

Ogni mezzo ha una scheda con targa, dati tecnici, tipo di possesso e chilometri. I veicoli si scelgono poi nei viaggi, nei rifornimenti, nelle manutenzioni, nelle scadenze e nei pneumatici.

Le pagine stanno nel menu Flotta: Veicoli, Pneumatici, Manutenzione, Scadenze veicoli. Le letture giornaliere dei chilometri sono in Operatività → Letture km.

Come si fa — Registrare un nuovo mezzo

1. Apri Flotta → Veicoli e clicca Nuovo Veicolo.
2. Compila i Dati essenziali, sempre aperti: targa (obbligatoria, viene scritta in maiuscolo), tipo (Motrice, Rimorchio, Semirimorchio, Furgone, Autoarticolato), marca, modello e stato (Attivo, Manutenzione, Fermo, Venduto).
3. Apri le altre sezioni solo se ti servono (le trovi descritte qui sotto).
4. Clicca Crea Veicolo.

Le sezioni facoltative della scheda:

• Dati tecnici e identificativi: anno di immatricolazione, numero di telaio, massa complessiva (kg), portata (kg), volume (m³), capacità del serbatoio (litri), classe Euro, alimentazione (diesel, metano, elettrico, ibrido).
• Possesso e dati finanziari: Proprietà, Leasing o Noleggio (vedi sotto).
• Costi fissi: leasing mensile, assicurazione annua.
• Dispositivi: Telepass, Viacard, GPS.
• Chilometraggio e note: km attuali e note.

Massa complessiva e classe Euro servono. Senza questi due dati Trakka non può dire se il mezzo rientra nel rimborso delle accise sul gasolio (almeno 7,5 tonnellate, Euro 5 o superiore). Senza la massa complessiva non trova nemmeno la tabella giusta dei costi minimi MIT.

Se hai raggiunto il numero di veicoli compreso nel tuo piano, Trakka non ne fa aggiungere altri: lo trovi scritto in Account → Il mio piano.

Proprietà, leasing e noleggio

Il cespite nasce solo quando crei il veicolo con Proprietà e un valore di acquisto. Se il mezzo è già nel registro cespiti, al momento della creazione scegli quel cespite nel campo Cespite collegato: data e valore vengono ripresi dalla sua scheda, senza un secondo cespite.

L'ammortamento si registra da Contabilità → Operazioni → Cespiti, con il pulsante dell'ammortamento sulla riga del cespite.

Su un veicolo già collegato a un cespite non puoi cambiare valore, data di acquisto o tipo di possesso dalla scheda: quelle modifiche vanno fatte nel registro cespiti. Lo stesso vale se riscatti un mezzo in leasing: il riscatto si registra in Contabilità → Operazioni → Cespiti (nella scheda del cespite, sezione Riscatto del leasing, se il contratto è nel registro; altrimenti registrando il cespite al prezzo di riscatto).

Come si fa — Gestire le scadenze

Bollo, revisione, assicurazione, tachigrafo e le altre scadenze del mezzo non si scrivono nella scheda del veicolo: si gestiscono solo in Flotta → Scadenze veicoli, così non le inserisci due volte.

1. Apri Flotta → Scadenze veicoli e clicca Nuova Scadenza.
2. Scegli il veicolo e il tipo: Assicurazione, Revisione, Bollo, Tachigrafo, Patente autista, CQC, ADR, Altro.
3. Indica la data di scadenza, i giorni di preavviso, il costo se lo conosci, una descrizione e le note.
4. Clicca Salva.

Nell'elenco ogni scadenza è segnata Scaduta (data passata e non ancora gestita) o In scadenza (entro i giorni di preavviso). Puoi filtrare per veicolo e scegliere fra Attive e Tutte.

Quando rinnovi (revisione fatta, bollo pagato, polizza rinnovata):

1. Clicca la spunta sulla riga: la scadenza risulta fatta e sparisce dagli avvisi.
2. Inserisci la scadenza successiva con Nuova Scadenza.

Il preavviso proposto per le scadenze nuove si imposta in Sistema → Impostazioni, nel riquadro Scadenze di mezzi e autisti (di base 30 giorni). Su ogni scadenza lo puoi cambiare.

Dove vedi le scadenze:

• nell'elenco dei veicoli, in sola lettura, come promemoria;
• nella Dashboard, con quelle dei prossimi 30 giorni;
• nello Scadenzario del personale (Risorse Umane → Personale, scheda Scadenzario), insieme a patenti, CQC e documenti dei dipendenti. I veicoli con stato Venduto non compaiono.

Trakka non manda email per le scadenze: controllale nelle pagine qui sopra.

Dalla scheda di un mezzo (Modifica) il pulsante Gestisci scadenze di questo veicolo apre la pagina già filtrata su quel mezzo.

Pneumatici

In Flotta → Pneumatici tieni la scheda di ogni gomma (codice, misura, DOT, veicolo e posizione) e ne registri montaggi, smontaggi, rotazioni, controlli, riparazioni e ricostruzioni; la scheda mostra km percorsi e costo al km. Tutti i passi sono nel capitolo Pneumatici.

Letture giornaliere dei chilometri

In Operatività → Letture km scegli mese e veicolo e, giorno per giorno, scrivi autista, km iniziali e finali, pedaggi e litri di AdBlue. La pagina somma i km del giorno.

I km attuali del mezzo si aggiornano solo dalla sua scheda: né le letture né i rifornimenti li cambiano.

Documenti del mezzo

Carta di circolazione, polizza, certificati: caricali dalla voce Documenti del menu (pulsante Carica) e, nel campo Collega a veicolo, scegli il mezzo. Vedi Documenti aziendali.

Vendere o dismettere un mezzo

Un veicolo che ha già viaggi, rifornimenti, manutenzioni, scadenze, pneumatici, letture, cespiti o documenti non si può eliminare: perderesti lo storico. Trakka te lo dice e ti elenca i dati collegati.

Quando vendi o dismetti un mezzo, apri la scheda e imposta Stato = Venduto. I dati storici restano collegati. Per il cespite apri la sua scheda in Contabilità → Operazioni → Cespiti e usa Dismetti cespite, con data e valore di realizzo.

Problemi comuni

• Non riesco a salvare un veicolo con una targa già usata. La targa è unica per azienda, anche per i mezzi venduti. Se una targa torna in flotta, riapri la scheda esistente e rimetti lo stato Attivo.
• Il mezzo non compare nei viaggi. Nei viaggi si scelgono solo i veicoli con stato Attivo. Controlla lo stato nella scheda.
• Il cespite non è stato creato. Succede se, alla creazione, il tipo di possesso non era Proprietà o mancava il valore di acquisto. Registra il cespite in Contabilità → Operazioni → Cespiti.
• Non posso cambiare il valore di acquisto. Il veicolo è collegato a un cespite: la correzione va fatta nel registro cespiti.