Anagrafica azienda

Anagrafica azienda

L'anagrafica azienda contiene i dati della tua impresa che Trakka usa ovunque scrive qualcosa di ufficiale: fatture elettroniche, PDF di fatture, ordini, documenti di trasporto e preventivi, liquidazioni IVA, deposito del bilancio.

Si modifica da Account → Anagrafica azienda. La voce è visibile solo all'amministratore dell'azienda; piano, limiti e stato dell'abbonamento non si cambiano da qui ma da Account → Il mio piano.

Campi e a cosa servono

Come si fa — Compilare l'anagrafica

1. Apri Account → Anagrafica azienda.
2. Nel riquadro Dati aziendali: ragione sociale, P.IVA, codice fiscale, nazione, telefono.
3. Nel riquadro Sede legale: indirizzo con numero civico, CAP, città, provincia (due lettere, es. AQ).
4. Nel riquadro Contatti e fatturazione elettronica: email aziendale, PEC, codice SDI, periodicità della liquidazione IVA e REA.
5. Clicca Salva anagrafica.

Ogni salvataggio resta nel registro delle azioni, con i valori precedenti di ragione sociale, P.IVA, codice SDI, PEC ed email aziendale.

Periodicità della liquidazione IVA

Scegli Trimestrale (la normale per chi resta sotto i limiti di volume d'affari) o Mensile (obbligatoria sopra i limiti, oppure per scelta). Da questa scelta dipende come Trakka prepara la LIPE: 4 trimestri o 12 mesi, con i relativi codici tributo nell'F24. Se hai dubbi chiedi al tuo commercialista prima di cambiarla.

Codice SDI destinatario — cosa scrivere

Le fatture che emetti partono da Trakka verso lo SDI senza che tu debba fare altro. Il campo Codice SDI riguarda le fatture che ricevi:

• se vuoi che le fatture dei fornitori arrivino in Trakka, il codice da dare ai fornitori è 5NYCUR5;
• se ricevi le fatture tramite un altro intermediario che ti ha dato un codice di 7 caratteri, scrivi quel codice.

La tua partita IVA viene registrata sul servizio di fatturazione elettronica quando confermi l'email dell'account, oppure al primo invio di una fattura. Lo stato (attiva o non configurata) e il codice 5NYCUR5 li trovi in Sistema → Impostazioni, scheda Integrazioni, riquadro Fatturazione Elettronica. Vedi i capitoli Fatture attive e SDI e Fatture passive (acquisti).

Branding PDF e dicitura in calce ai documenti

Nella stessa pagina, nel riquadro Branding PDF, scegli colore e logo:

• il colore vale per intestazione, titoli e righe di evidenza dei documenti commerciali prodotti dal gestionale (fatture, note di credito, ordini, documenti di trasporto, preventivi). Registri, prima nota, bilanci e le altre stampe contabili restano in bianco e nero. Ogni quadratino mostra il colore esatto che vedrai nel PDF e, nella parte bassa, la tinta chiara usata per i fondi. Il colore di partenza è l'arancione Trakka;
• il logo compare su fatture, note di credito e documenti di trasporto (DDT, CMR, lettere di vettura). Va bene un file PNG, JPG o SVG fino a 2 MB; meglio se largo circa 300×100 pixel, con fondo trasparente o bianco. Per toglierlo spunta Rimuovi e salva;
• le fatture ricevute dai fornitori restano nel formato neutro dell'Agenzia delle Entrate.

Sotto trovi la dicitura in calce ai documenti: un testo libero, a tutta larghezza, stampato in fondo a ogni fattura e nota di credito (sotto i totali) e a ogni ordine di trasporto e documento di trasporto, DDT, CMR e lettera di vettura (sotto le firme), in PDF. Serve per frasi che vuoi ripetere su ogni documento senza riscriverle: contributo ambientale o smaltimento, informativa privacy, condizioni generali di pagamento, riferimenti a un'autorizzazione. Gli a capo vengono mantenuti, il limite è di 1000 caratteri, e se lasci il campo vuoto non viene stampato nulla. La dicitura riguarda solo il PDF: nell'XML per lo SDI non entra.

Conti bancari (IBAN in fattura)

In fondo alla pagina, il pulsante Gestisci conti bancari (IBAN) apre l'elenco dei conti correnti dell'azienda:

1. In Aggiungi conto scrivi nome della banca e IBAN (obbligatori), ed eventualmente BIC, intestatario e descrizione.
2. Spunta Default sul conto che vuoi proposto nelle nuove fatture: il suo IBAN finisce nel PDF e nei dati di pagamento dell'XML. In ogni fattura puoi comunque scegliere un altro conto.
3. Trakka controlla le cifre di controllo dell'IBAN e rifiuta quelli sbagliati.

Per ogni conto Trakka crea un sottoconto nel piano dei conti, così il mastrino distingue i movimenti di ciascuna banca.

Accanto c'è anche il pulsante Documenti aziendali, che apre l'archivio dove conservare visura, statuto, polizze, contratti e gli altri documenti dell'impresa (lo stesso della voce Documenti del menu; vedi il capitolo Documenti aziendali (archivio)).

Suggerimenti

• Scrivi la ragione sociale come risulta al Registro Imprese, compresa la forma societaria: è quella che i tuoi clienti si aspettano di leggere in fattura.
• P.IVA di 11 cifre, senza IT davanti. Il prefisso del paese lo aggiunge Trakka nell'XML.
• Provincia in due lettere maiuscole (AQ, NA, MI…), non il nome per esteso.
• Se cambi dati fiscali (per esempio trasferisci la sede), aggiorna prima l'anagrafica e poi emetti le nuove fatture: quelle emesse dopo usano i dati nuovi.

Problemi comuni

• Non vedo la voce «Anagrafica azienda» → è visibile solo all'amministratore dell'azienda. Chiedi a lui di correggere i dati o di darti il ruolo adatto (Sistema → Utenti).
• «P.IVA … già in uso da un altro account» → con quella partita IVA esiste già un'altra azienda su Trakka (spesso un account aperto per prova da un collega). Scrivi al supporto.
• Fattura scartata dallo SDI per partita IVA o codice fiscale → controlla la partita IVA sul sito dell'Agenzia delle Entrate e correggila qui.
• «Logo: il contenuto del file non corrisponde al formato dichiarato» → il file ha un'estensione diversa dal suo contenuto: riaprilo con un programma di grafica e salvalo di nuovo come PNG o JPG.