Contabilità — piano dei conti e prima nota

Contabilità in Trakka

Trakka tiene la contabilità in partita doppia. Fatture attive, fatture passive, incassi, pagamenti, stipendi e versamenti generano da soli le registrazioni di prima nota. Da lì nascono mastrini, partitari, bilancio e registri IVA.

Le voci sono nel menu Contabilità (Prima Nota, Mastrini, Partitario, Operazioni, Bilanci, Controlli e quadrature, Commesse, Piano dei conti) e Tesoreria (Scadenzario, Riconciliazione, Distinte SEPA, Cash flow, Compensazioni partite).

Piano dei conti

Sezione: Contabilità → Piano dei conti.

Ogni azienda parte da un piano dei conti già pronto per l'autotrasporto, con la voce del bilancio CEE già assegnata ai conti. La pagina mostra i conti raggruppati per tipo: Attivo, Passivo, Patrimonio netto, Costi, Ricavi.

Ogni conto ha un codice a livelli (per esempio 1.2.001), un nome, un tipo (attivo, passivo, patrimonio, costo, ricavo) e una voce CEE che decide dove finisce nel bilancio.

Clienti, fornitori e banche hanno un conto proprio sotto il loro mastro (il partitario), che Trakka crea la prima volta che servono.

Cosa puoi cambiare

• Aggiungere un conto (Nuovo Conto): codice, nome e tipo. Il conto padre si ricava dal codice.
• Cambiare nome e descrizione di un conto. Il codice non si cambia.
• Disattivare un conto che non usi (interruttore nella riga del conto).
• Cambiare il tipo: se il conto ha già movimenti, Trakka chiede una conferma esplicita, perché il saldo cambia posto nel bilancio.
• Mappatura CEE (scheda in cima alla pagina, solo per gli amministratori dell'azienda): la voce di bilancio di ogni conto e la casella Oltre 12 mesi per crediti e debiti esigibili oltre l'esercizio successivo.

Cambia le voci CEE solo se sai cosa stai facendo, meglio con il commercialista: una voce sbagliata sposta il saldo in un altro punto del bilancio depositato.

Un conto nuovo senza voce CEE resta fuori dal bilancio CEE e dal rendiconto finanziario: assegnagliela subito.

Prima nota

Sezione: Contabilità → Prima Nota.

L'elenco mostra le registrazioni dell'anno, filtrabili per mese e per parola (cliente, fornitore, descrizione), con numero di giornale, causale, conti e importi. In alto i totali Dare e Avere e lo sbilancio. PDF ed Excel esportano il giornale.

Le registrazioni automatiche hanno l'etichetta AUTO; gli storni hanno STORNO e quelle stornate STORNATA.

Scritture automatiche

Ogni volta che emetti una fattura, registri una fattura passiva, un incasso o un pagamento, Trakka scrive la registrazione. Esempio, fattura attiva di 1.000 € più IVA 22%:

Conto del cliente   (1.2.001.…)  Dare   1.220,00
Ricavi              (4.1.001)           Avere  1.000,00
IVA a debito        (2.2.001)           Avere    220,00

Rigenera mancanti crea le registrazioni che mancano per le fatture emesse (per esempio quelle importate dallo ZIP dell'Agenzia). Non tocca i documenti che hanno già una registrazione collegata.

Scritture manuali

Per tutto il resto (giroconti, rettifiche, spese senza fattura):

1. Nuova Registrazione.
2. Data, Causale (facoltativa), Descrizione, Rif. Documento.
3. Le righe: conto, dare o avere, importo. Aggiungi riga per aggiungerne.
4. Salva Registrazione. Se il totale Dare non è uguale al totale Avere, la registrazione non si salva.

Una registrazione manuale si può modificare (icona matita) finché non è stornata e il periodo è aperto. Le registrazioni automatiche non si modificano: si correggono dal documento (per esempio cambiando il conto di costo nella fattura passiva).

Riclassificare un costo

Sulle registrazioni automatiche c'è l'icona Riclassifica: dividi il costo su più conti lasciando invariati numero e data della registrazione.

Correggere una registrazione: lo storno

Non si cancella una registrazione numerata: si storna. L'icona Storna crea una registrazione uguale e contraria e lascia intatta l'originale. Anche Elimina, su una registrazione già numerata nel giornale, produce uno storno invece di cancellarla, così la numerazione resta senza buchi. Si cancella davvero solo una registrazione mai numerata, in un periodo aperto.

Una registrazione collegata a un documento (fattura, pagamento, stipendio, F24, ritenuta, cespite, TFR, rateo o risconto, movimento della banca) non si storna e non si elimina dalla prima nota: Trakka ti chiede di correggere dalla pagina di origine, per esempio eliminando il pagamento dalla fattura o annullando la riconciliazione.

Apertura e chiusura dell'esercizio

• Apertura esercizio: riporta all'1/1 i saldi patrimoniali dell'anno prima. Si fa una volta per anno; dopo il pulsante diventa «Apertura fatta».
• Chiusura esercizio: imposte, epilogo dei conti economici e chiusura dei patrimoniali. Vedi il capitolo Bilancio, conto economico, rendiconto.

Periodi IVA chiusi

Dal pulsante Periodi IVA chiudi un mese, un trimestre o l'anno. Anche la conferma di una liquidazione IVA chiude il suo periodo. Da quel momento nessuna registrazione con data in quel periodo si può creare, modificare o cancellare, e le fatture che vi ricadono non si annullano più (si usa la nota di credito). Un periodo chiuso lo riapre l'amministratore dell'azienda, dalla stessa pagina, scrivendo il motivo (resta nel registro delle attività). Non si riapre se il bilancio di quell'anno risulta depositato. Dopo la correzione ricordati di richiuderlo.

Mastrini

Sezione: Contabilità → Mastrini.

Scegli un conto e l'anno: vedi tutti i movimenti con il saldo progressivo. Con Includi sottoconti il mastro mostra anche il saldo di ogni sottoconto (per esempio tutte le banche o tutti i clienti) e il totale.

Partitario clienti e fornitori

Sezione: Contabilità → Partitario.

Scegli tipo (cliente o fornitore), soggetto, anno e mesi: vedi i movimenti del conto di quel cliente o fornitore, con il saldo. È la vista contabile della scheda del soggetto e si stampa in PDF. Serve per verificare un estratto conto con il cliente o il fornitore.

Operazioni: ratei, risconti e cespiti

Sezione: Contabilità → Operazioni, con due schede:

• Ratei e risconti: per i costi e i ricavi che valgono per più periodi (assicurazioni, canoni pagati in anticipo). Ogni voce si registra in prima nota; con Storna Trakka registra la scrittura inversa all'1/1 dell'anno dopo.
• Cespiti: il registro dei beni ammortizzabili (mezzi, attrezzature) e gli ammortamenti. Vedi anche il capitolo Fiscale — IVA, LIPE, F24, ritenute.

Riconciliazione bancaria

Sezione: Tesoreria → Riconciliazione.

Carichi l'estratto conto in CSV o Excel e abbini ogni movimento alla sua fattura, a uno stipendio oppure a una Scrittura libera (F24, commissioni, prelievi). Abbinando una fattura, Trakka registra l'incasso o il pagamento alla data della banca. Se il pagamento era già registrato, Trakka chiede conferma e può proporre Solo collegamento, che aggancia il movimento alla scrittura esistente senza scriverne un'altra. Un abbinamento sbagliato si toglie con Annulla riconciliazione.

I passaggi in dettaglio sono nel capitolo Scadenzario, solleciti e banca.

Controlli e quadrature

Sezione: Contabilità → Controlli e quadrature, con tre schede:

• Anomalie: registrazioni non quadrate o in periodi chiusi, incassi e pagamenti registrati due volte, movimenti bancari non riconciliati da oltre 30 giorni, prima nota della banca diversa dall'estratto conto, fatture passive da registrare, fatture aperte da molto tempo e altri controlli;
• Chiusura mese: una lista di verifiche prima di chiudere il periodo. Non blocca nulla, ti dice cosa manca;
• Registro IVA.

Centri di costo e commesse

Per sapere quanto rende ogni lavoro puoi assegnare costi e ricavi a una commessa (dalla fattura, dalle righe della fattura passiva, dagli ordini). Vedi il capitolo Commesse e centri di costo. Commesse e budget sono compresi dal piano Pro in su.

Suggerimenti

• Non modificare il piano dei conti se non serve. Quello di partenza copre i casi normali di un'azienda di trasporti.
• Scrivi descrizioni chiare. «Storno» o «Rettifica» tra sei mesi non dicono più niente: scrivi «Storno fattura n. 45 per reso».
• Riconcilia la banca ogni mese e chiudi il periodo IVA dopo la liquidazione.
• Guarda le anomalie in Controlli e quadrature prima di chiudere il mese.

Problemi comuni

• «Registrazione non bilanciata» → il totale Dare è diverso dal totale Avere. Controlla le righe, di solito c'è un errore di battitura.
• «Il periodo IVA … è chiuso» → la data cade in un periodo chiuso. Usa una data del periodo aperto oppure, se il periodo va davvero corretto, fallo riaprire all'amministratore dell'azienda da Prima Nota → Periodi IVA.
• IVA sbagliata in una registrazione automatica → l'aliquota viene dalla riga della fattura, non dal conto. Se la fattura è in bozza correggi la riga; se è già emessa serve una nota di credito.
• Una fattura non compare in prima nota → è ancora in bozza: le registrazioni nascono all'emissione. Se è emessa e manca, usa Rigenera mancanti.
• Voglio annullare una registrazione manuale → usa Storna: l'originale resta e la numerazione del giornale rimane integra. Quella di un documento si corregge dal documento.