Autisti e risorse umane

Gli autisti in Trakka sono sia anagrafiche operative (li richiami nei viaggi) sia oggetti HR (con patente, CQC, carta tachigrafica, scadenze documentali). Il sistema calcola automaticamente la conformità al regolamento EU 561/2006 sui tempi di guida e riposo.

Registrazione autista

Sezione: HR → Autisti oppure Flotta → Autisti.

Come si fa

1. Apri HR → Autisti e clicca Nuovo autista.
2. Dati anagrafici:

• Nome, cognome
• Data e luogo di nascita
• Codice fiscale
• Indirizzo di residenza

1. Contatti: telefono, email.
2. Documenti professionali (tutti con scadenza monitorata):

• Patente (tipo C, CE, D; scadenza)
• CQC merci / CQC persone (scadenza quinquennale)
• Carta tachigrafica (scadenza quinquennale)
• Abilitazione ADR (se trasporta merci pericolose)
• Idoneità medica

1. Contratto di lavoro:

• Tipo contratto (dipendente, collaboratore, cooperativa, autista con P.IVA, ecc.)
• CCNL applicato (Logistica, Trasporto)
• Livello retributivo
• Data assunzione

1. Documenti allegati: carica il PDF della patente, CQC, carta tachigrafica, contratto. Visibili ai ruoli con permesso hr.read.
2. Salva.

Gestione scadenze documenti

HR → Scadenzario raccoglie tutte le scadenze dei documenti autisti:

• Entro 30 giorni → avvisi arancioni
• Scadute → avvisi rossi
• Notifica email automatica ai responsabili HR

Al rinnovo:

1. Apri il dettaglio autista → Documenti.
2. Clicca sul documento scaduto → Rinnova.
3. Inserisci la nuova scadenza, allega il nuovo documento.
4. Il vecchio documento resta nell'archivio storico (archivio file).

Conformità EU 561/2006

Il regolamento impone tempi massimi di guida e riposo:

• Massimo 4h30 di guida continuativa → poi 45 min di pausa
• Massimo 9h di guida al giorno (10h due volte a settimana)
• Massimo 56h di guida settimanali
• Riposo giornaliero min 11h (9h ridotto, max 3 volte)

Trakka calcola questi tempi dai viaggi e dalle presenze registrate e ti mostra in HR → Conformità EU 561/2006:

• Autisti in regola ✅
• Autisti con warning (vicini ai limiti) ⚠️
• Autisti non conformi ❌

Se hai la carta tachigrafica del mezzo, puoi caricare i file DDD (scaricati dal cronotachigrafo) e Trakka li legge per una precisione al secondo.

Presenze autisti

Sezione: HR → Presenze calendario.

Registri per ogni giorno dell'anno se l'autista era:

• In viaggio / servizio (verde)
• In riposo (grigio)
• In ferie (azzurro)
• In malattia / infortunio (giallo)
• In reperibilità (viola)
• Permesso / aspettativa
• Giorno festivo

A fine mese esporti un riepilogo PDF e Excel da consegnare al commercialista o al consulente del lavoro per la busta paga. Vedi il capitolo Presenze autisti.

Attenzione: Trakka non genera le buste paga. Prepara solo i dati fattuali per il consulente. La busta paga la emette il suo software gestionale.

Suggerimenti

• Un'email personale per autista. Per permettergli (opzionale) di vedere i suoi documenti, ferie, presenze tramite accesso con ruolo limitato.
• Allega sempre il contratto di lavoro in archivio: se c'è una contestazione INPS, ti serve.
• Riepilogo mensile puntuale. Chiudi il mese entro il 5 del successivo per dare tempo al commercialista di elaborare le paghe.

Problemi comuni

• "Scadenza patente tra X giorni" non sparisce → dopo il rinnovo, vai sul dettaglio autista, apri il documento e aggiorna la data di scadenza. Trakka non legge il PDF, l'aggiornamento è manuale.
• Conformità 561 mostra warning quando l'autista era in ferie → verifica che i giorni di ferie siano registrati in Presenze calendario. Senza presenze registrate, il sistema considera quei giorni come "guida potenziale".
• Non posso creare due autisti con stesso CF → corretto. Se devi registrare lo stesso autista per due tenant (es. lavora per due tue società), crea due account distinti con codici fiscali cambiati virtualmente (es. aggiungendo un suffisso — sconsigliato) o tieni l'autista in un tenant e usa trasferta.