Autisti, presenze e ore di guida

In Trakka autisti e altri dipendenti stanno nella stessa anagrafica. Li scegli nei viaggi e nei rifornimenti, ne tieni documenti e scadenze, ne compili le presenze per il consulente del lavoro.

Le pagine sono nel menu Risorse Umane (Riepilogo HR, Personale, Presenze, Paghe, Portale dipendente, Sedi e commesse) e, per i tempi di guida, in Operatività (Ore di guida, Conformità 561/2006).

Registrare un autista o un dipendente

Apri Risorse Umane → Personale e clicca Nuovo Dipendente.
Anagrafica: nome e cognome (obbligatori), matricola, codice fiscale, telefono, email, data di nascita, indirizzo.
Documenti, ciascuno con numero e scadenza: patente (categoria B, C, C1, CE, C1E, D, DE), CQC, ADR, carta tachigrafica.
Contratto: data di assunzione, fine contratto (se a termine), ore settimanali (una scheda nuova propone 40), tipo di contratto (tempo indeterminato, tempo determinato, apprendistato, somministrazione, padroncino, collaboratore), livello CCNL, qualifica, IBAN, costo orario, diaria giornaliera, note.
Voci paga da passare al consulente: matricola INPS, tredicesima, quattordicesima, assegni familiari, TFR e sua destinazione, fondo pensione, trattamento integrativo.
Contatto di emergenza, Dispositivi (carta carburante, Telepass, telefono aziendale).
Stato e note: stato (Attivo, In prova, Sospeso, In ferie, In malattia, Cessato), data e motivo di cessazione, commessa di default (i nuovi pagamenti del dipendente la ereditano; vuota = costi di struttura).
Clicca Crea Dipendente.

Dopo il primo salvataggio, nella stessa scheda puoi aggiungere le voci contrattuali ricorrenti (descrizione, importo mensile, inizio e fine) e aprire l'Estratto conto pagamenti.

Le ore settimanali contano: servono a quantificare le assenze senza ore e a generare le presenze dei part-time.

Nei viaggi si scelgono solo i dipendenti con stato Attivo.

Un dipendente che ha viaggi, presenze, ore di guida, pagamenti, cedolini o documenti non si elimina: Trakka ti dice perché. Quando lascia l'azienda, imposta Stato = Cessato e la data di cessazione.

IBAN del dipendente

L'IBAN nella scheda serve a pagare lo stipendio con la distinta SEPA. Trakka ne controlla le cifre di controllo: un IBAN con un errore di battitura viene rifiutato al salvataggio, con il motivo (lunghezza sbagliata, cifre di controllo errate, paese fuori dall'area SEPA). Puoi scriverlo con o senza spazi.

Si può inserire anche dal caricamento dei cedolini, nel riquadro Stipendi da pagare: vedi Cedolini e portale del dipendente.

Documenti e scadenze

In Risorse Umane → Personale trovi tre schede in alto: Anagrafica, Documenti, Scadenzario.

Documenti: l'elenco di tutti i documenti dei dipendenti, filtrabile per stato della scadenza, tipo e dipendente. Cliccando il nome di un dipendente apri il suo archivio; lì, con Nuovo documento, ne aggiungi un altro: tipo (patenti, CQC merci e persone, carta tachigrafica, carta d'identità, codice fiscale, passaporto, permesso di soggiorno, certificato ADR, certificato sicurezza e altri), numero, date di rilascio e scadenza, ente, note e il file (PDF, JPG, PNG, P7M, TXT o CSV).

Scadenzario: raccoglie in una pagina, per i prossimi 90 giorni (puoi cambiarli):

patente, CQC, ADR e carta tachigrafica scritte nella scheda del dipendente;
fine dei contratti a termine;
scadenze dei documenti caricati;
scadenze dei veicoli (da Flotta → Scadenze veicoli).

Le scadenze sono divise in scadute, entro 30 giorni, entro 60 giorni e oltre. Puoi scaricarle in PDF o Excel. Trakka non manda email per le scadenze.

Al rinnovo di un documento aggiorna la data: nella scheda del dipendente (patente, CQC, ADR, carta tachigrafica) o nel documento caricato, con Modifica. Trakka non legge la data dal PDF.

L'archivio di un dipendente si apre anche:

dall'elenco Anagrafica, con il pulsante della cartella sulla riga della persona;
dalla sua scheda, con il pulsante Documenti in alto;
dallo Scadenzario, cliccando il suo nome.

Così carichi anche il primo documento di chi non ne ha ancora: apri l'archivio e premi Carica il primo o Nuovo documento. Per altri file (contratto, lettere) puoi usare anche la voce Documenti del menu: Carica e, nel campo Collega a dipendente, scegli la persona.

Presenze

Sezione: Risorse Umane → Presenze.

Il calendario mostra un mese, un dipendente per riga. Cliccando una giornata scegli il tipo:

Presente, Viaggio (giornate di lavoro)
Ferie, Malattia, Permesso, Infortunio, Assenza ingiustificata, Formazione
Riposo

Nelle giornate di lavoro scrivi ore lavorate, straordinario e notturne. Se nella stessa giornata c'è anche un'assenza (mezza giornata di ferie, due ore di permesso), indicala in Assenza nella stessa giornata con le sue ore. Le festività nazionali hanno il colore della domenica.

Dai viaggi alle presenze. Quando un viaggio ha autista e data, Trakka segna da solo quelle giornate come Viaggio, con le ore ricavate da partenza e arrivo (8 se mancano gli orari). Se accorci il viaggio, cambi o togli l'autista o lo elimini, le giornate si aggiornano. Le giornate che hai scritto a mano non vengono mai toccate.

Genera mese riempie in un colpo le giornate vuote dei dipendenti attivi: giorni feriali come Presente con le ore del loro orario (8 se l'orario manca), sabati, domeniche e festività nazionali come Riposo. Non sovrascrive le giornate già compilate e non crea giornate prima dell'assunzione o dopo la cessazione. Chi ha lavorato di sabato o in un festivo va corretto a mano.

Stampe: in alto trovi Excel, PDF (il foglio generale del mese, oppure il foglio del dipendente se l'hai filtrato) e Fogli da firmare (un foglio per dipendente con le sue giornate, i totali e lo spazio per le firme).

Trakka non elabora le buste paga: prepara i dati per il consulente del lavoro. Il riepilogo mensile per dipendente (giorni lavorati, ferie, malattie, permessi, ore ordinarie, straordinari, notturne, viaggi, variazioni di contratto) è in Risorse Umane → Sedi e commesse → Dati per consulente, con PDF ed Excel. Il file da importare nel programma paghe del consulente è il Tracciato paghe: vedi Cedolini e portale del dipendente.

Controllo delle presenze prima del consulente

Dal pulsante Controllo nella pagina Risorse Umane → Presenze trovi, per il periodo che scegli (di base il mese scorso), le giornate che conviene rileggere prima di passare il mese al consulente del lavoro:

Assenza ingiustificata: in busta paga comporta una trattenuta; spesso è una giornata rimasta da compilare.
Lavoro in festività, di domenica, di sabato: può spettare una maggiorazione.
Giornata di lavoro senza ore e più di 13 ore: di solito errori di battitura.
Assenza in festività o di domenica: di norma in un giorno non lavorativo non si registra un'assenza.
Assenza senza ore: serve l'orario settimanale in anagrafica.
Giornata non compilata: giorno feriale senza registrazione.

In testa trovi i dipendenti senza orario settimanale. Le festività considerate sono quelle nazionali; il santo patrono non è compreso. La pagina non modifica nulla: per correggere una giornata apri il calendario dal pulsante accanto alla riga. Con Excel scarichi l'elenco completo.

Ore di guida e conformità al Reg. UE 561/2006

Registrare le ore di guida

In Operatività → Ore di guida la pagina mostra una settimana alla volta (con Settimana prec. e Settimana succ.) e si filtra per autista.

Clicca Nuovo registro.
Scegli autista e data (un solo registro per autista e giorno).
Scrivi ore di guida, ore di lavoro, ore di riposo, ore di disponibilità, km percorsi.
Spunta se è stata fatta la pausa di 45 minuti e scegli il riposo giornaliero: regolare 11h, ridotto 9h, frazionato 3h+9h.
Salva.

I dati si inseriscono a mano, leggendoli dal tachigrafo: Trakka non importa i file del cronotachigrafo.

Controllare la conformità

Operatività → Conformità 561/2006 analizza le ultime 4 settimane di ogni autista non cessato, usando solo i registri delle ore di guida (non i viaggi né le presenze). Ogni autista risulta in regola, con avvisi o con violazioni; con Dettaglio vedi settimana per settimana e puoi allargare il periodo.

I controlli:

guida giornaliera oltre 9 ore (ammessa fino a 10 ore al massimo due volte a settimana) e oltre 10 ore;
oltre 4 ore e mezza di guida senza la pausa di 45 minuti;
guida settimanale oltre 56 ore (avviso già sopra 48);
oltre 90 ore di guida in due settimane consecutive;
riposo settimanale ridotto (sotto 45 ore, almeno 24) o insufficiente, e due riposi ridotti consecutivi;
guida per 7 giorni di fila.

Se un autista non ha registri nel periodo, la pagina non ha nulla da controllare: non vuol dire che sia in regola.

Stipendi in contabilità: da dove arrivano i numeri

Ogni fatto entra una volta sola, da una fonte sola:

Fatto	Da dove arriva	Scrittura in contabilità
Costo dello stipendio (lordo, contributi, ritenute, netto da pagare)	Dati del consulente del lavoro: in Risorse Umane → Paghe, scheda Cedolini → Importa da CSV, oppure inserimento del cedolino	Sì, una per dipendente, mese e causale (stipendio e tredicesima restano distinte)
Cedolino in PDF	Portale del dipendente	No: il PDF si consegna al dipendente e serve a leggere il netto
Netto da pagare	Dati del consulente; il PDF fa da controllo	No: se i due importi non coincidono la pagina lo segnala
Pagamento	Movimento della banca abbinato in riconciliazione (anche se il bonifico è partito da una distinta SEPA)	Sì, una: chiude il debito verso il dipendente

Così caricare i PDF, importare i dati del consulente e pagare con la distinta non raddoppia mai il costo. Se per quel mese il costo del personale è già in contabilità da un'altra fonte (cedolini, riepilogo mensile, scrittura cumulativa del consulente, TFR), Trakka si ferma e indica la scrittura esistente con numero e importo. Se si tratta davvero di una rettifica, puoi procedere con Registra comunque; i cedolini già collegati a una scrittura non si registrano una seconda volta.

Se carichi solo i PDF dei cedolini, nei conti non entra nessun costo: serve l'import dei dati del consulente.

La pagina Risorse Umane → Paghe ha una barra con le schede nell'ordine in cui si lavora il mese: Mese, Cedolini, Pagamenti, Prima nota, TFR, F24, Stampe.

TFR e rivalutazione ISTAT

Il TFR del mese si calcola da Risorse Umane → Paghe, scheda TFR. La rivalutazione (art. 2120 c.c.: 1,5% fisso più il 75% dell'aumento dei prezzi ISTAT) si calcola sul fondo rimasto in azienda al 31 dicembre precedente. L'indice ISTAT di un mese esce verso metà del mese successivo: se calcoli il TFR prima, la quota del mese viene registrata e la rivalutazione si rinvia, con un avviso. Il mese seguente Trakka la recupera per intero, perché il calcolo è cumulato da gennaio: non si perde e non si conta due volte.

Suggerimenti

Email personale per ogni dipendente: serve per dargli accesso al portale, dove trova cedolini e Certificazione Unica. Vedi Cedolini e portale del dipendente.
Codice fiscale corretto in anagrafica: è quello che Trakka usa per attribuire i cedolini.
Chiudi le presenze per tempo: usa Controllo e passa il mese al consulente nei primi giorni del mese successivo.

Problemi comuni

Una scadenza della patente resta in rosso dopo il rinnovo → aggiorna la data nella scheda del dipendente (o nel documento caricato): Trakka non legge il PDF.
Un viaggio non compare nelle presenze → il viaggio deve avere autista e data di partenza. Se in quel giorno c'era una giornata scritta a mano, resta quella.
La conformità 561 non segnala nulla → controlla di aver inserito i registri in Operatività → Ore di guida: la verifica legge solo quelli.
«Genera mese» non ha creato giornate per un dipendente → genera solo per i dipendenti con stato Attivo e non tocca le giornate già compilate.
«IBAN non valido» → ricontrolla le cifre: il messaggio dice quale controllo non torna.