Utenti, ruoli e permessi

Più persone della tua azienda possono lavorare su Trakka. Ognuna ha:

un accesso proprio (email e password);
un ruolo, che stabilisce che cosa può vedere e fare.

Sezioni: Sistema → Utenti (le persone) e Sistema → Ruoli & Permessi (che cosa può fare ogni ruolo).

Il numero di utenti dipende dal piano (vedi Piano e abbonamento).

Ruoli predefiniti

Ogni azienda nasce con questi ruoli:

Amministratore: può tutto, compresi piano, disdetta e backup. I suoi permessi non si modificano.
Amministrazione: clienti, fornitori e contatti; fatture di vendita (crea, emette, invia allo SDI, incassi, note di credito); fatture passive, contabilità e pagamenti; documenti; commesse; vede i ticket dell'azienda. Non vede flotta e viaggi.
Segreteria: consulta clienti, fatture, fornitori e contabilità; crea clienti e contatti; carica documenti; vede i ticket dell'azienda.
Collaboratore: consulta flotta, viaggi e commesse; registra rifornimenti e manutenzioni.
Commercialista: vede tutto in sola lettura (tranne impostazioni e ruoli) e può scaricare stampe ed esportazioni di ciò che vede. È gratuito, non conta fra gli utenti del piano ed è uno solo per azienda. I suoi permessi li gestisce Trakka.

Gli autisti e gli altri dipendenti non sono utenti del gestionale: per buste paga e Certificazione Unica hanno la loro area riservata (vedi Cedolini e portale del dipendente).

Come si fa — Aggiungere un collaboratore

Apri Sistema → Utenti.
Premi Nuovo collaboratore.
Compila:

Email (non deve essere già usata su Trakka)
Password iniziale, almeno 8 caratteri: il pulsante con il dado ne genera una
Ruolo
Invia email con credenziali al collaboratore: è già spuntata; così il collaboratore riceve email e password per accedere. Togli la spunta se preferisci comunicarle tu

Premi Crea collaboratore.

Se non invii l'email, comunica tu le credenziali. Il collaboratore può cambiare la password da Account → Il mio profilo.

Se hai raggiunto il limite di utenti del piano, puoi comunque creare l'account del commercialista.

Come si fa — Gestire un utente

Nella lista di Sistema → Utenti, sulla riga dell'utente:

Ruolo: scegli il nuovo ruolo nella tendina e premi Salva, che compare quando cambi la scelta.
Reset password: scrivi una nuova password per quell'utente e premi Reset. Comunicagliela tu.
Sospendi: l'utente non può più entrare e le sue sessioni aperte si chiudono; le sue attività restano visibili. Con Riattiva torna a entrare.
Elimina: dopo la conferma l'utente sparisce; le attività registrate e il registro delle azioni restano.

Per sicurezza non puoi sospendere o eliminare te stesso, né togliere il ruolo di amministratore all'unico amministratore attivo.

L'email di un utente la cambia l'utente stesso da Account → Il mio profilo (riceve un link per confermarla).

Come si fa — Cambiare i permessi di un ruolo

Riservato ai piani Pro e Flotta (e alla prova). Sul piano Base i ruoli predefiniti si assegnano normalmente, ma i loro permessi non si cambiano.

Apri Sistema → Ruoli & Permessi.
Nel riquadro del ruolo spunta o togli i permessi, raggruppati per area (Clienti, Fatture, Flotta, Trasporti, Carburante e Manutenzione, Commesse, Supporto…).
Premi Salva permessi.

I permessi di Amministratore e Commercialista non si modificano. Non si possono creare ruoli nuovi: si adattano quelli esistenti. Nella stessa pagina, sezione Assegna ruolo utente, puoi cambiare il ruolo delle persone.

Permessi da conoscere

Visualizza / Modifica impostazioni: accesso a Sistema → Impostazioni.
Visualizza ruoli e Assegna ruoli: il primo serve per aprire Sistema → Ruoli & Permessi; il secondo per aprire Sistema → Utenti, creare utenti, assegnare ruoli e cambiare i permessi.
Visualizza audit log: accesso al registro delle azioni.
Visualizza ticket di supporto e Gestisci ticket di supporto: il primo fa vedere i ticket dell'azienda e permette di aggiungere messaggi, riaprirli e segnarli come risolti; il secondo serve per aprire un ticket nuovo.

Audit Log

Sezione: Sistema → Audit Log (piani Pro e Flotta).

Le azioni importanti (accessi, creazione e modifica di fatture e anagrafiche, cambi di ruolo, riaperture di periodi…) restano registrate. Filtri:

Da / A (all'apertura gli ultimi 30 giorni)
Utente (email)
Azione
Oggetto (il tipo di dato: fattura, utente, ecc.)
Esito (OK / KO)

Serve a rispondere a domande come «chi ha modificato questa fattura il 12 febbraio?».

Suggerimenti

Un utente per persona. Non condividere le credenziali: il registro delle azioni non saprebbe più chi ha fatto cosa.
Dai a ciascuno il ruolo che gli serve. Chi segue i mezzi non ha bisogno di vedere i bilanci.
Almeno due amministratori. Se l'unico amministratore non riesce più a entrare, deve passare dall'assistenza.
Rivedi gli utenti ogni tanto. Chi non lavora più in azienda va sospeso o eliminato.

Problemi comuni

Un collaboratore viene respinto da una pagina → al suo ruolo manca il permesso. Assegnagli un altro ruolo o, sui piani Pro e Flotta, aggiungi il permesso al ruolo.
"Sistema → Utenti" ti respinge → serve il permesso Assegna ruoli, che di serie ha solo l'Amministratore.
Email sbagliata alla creazione → crea un nuovo utente con l'email giusta ed elimina quello sbagliato.
"Troppi tentativi" → dopo 5 password sbagliate l'accesso si blocca per 15 minuti. L'utente può usare Password dimenticata? nella pagina di accesso, oppure l'amministratore gli imposta una nuova password con Reset password.
"Limite utenti del piano superato" → passa a un piano con più utenti oppure elimina chi non usa più Trakka.