Fatture attive e SDI

Fatture attive — il ciclo vendite

La fattura attiva è il documento con cui chiedi al cliente il pagamento dei servizi resi (trasporti, noleggi, altre prestazioni). Trakka prepara la fattura, la registra in contabilità quando la emetti e la trasmette allo SDI in formato FatturaPA.

La sezione è in Vendite → Fatture Attive.

Prerequisiti

1. Dati dell'azienda completi: partita IVA, ragione sociale, indirizzo, città e provincia. Senza questi dati l'invio allo SDI viene bloccato. Vedi il capitolo Anagrafica azienda.
2. Fatturazione elettronica attiva. In Sistema → Impostazioni → Integrazioni vedi lo stato: se è «Non configurata», premi Invia richiesta di attivazione. Ti arriva una email quando è attiva.
3. Clienti completi: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, e codice destinatario SDI o PEC. Per un privato senza partita IVA bastano il codice fiscale e il tipo soggetto «Privato» nella sua scheda.

Il percorso di una fattura

Bozza  →  Emetti  →  Invia a SDI  →  esito SDI  →  incasso

• Bozza: la fattura si può modificare, rinumerare, annullare o eliminare.
• Emetti: Trakka fissa i totali, crea il PDF, lo archivia e scrive la registrazione in prima nota (credito verso il cliente, ricavo, IVA). Da qui la fattura non si modifica più.
• Invia a SDI: Trakka genera l'XML e lo trasmette. Emissione e invio sono due passaggi distinti, con due permessi in Sistema → Ruoli & Permessi: «Emetti fatture» e «Invia fatture allo SDI». Chi ha il permesso di emettere può anche inviare; puoi invece dare a un collaboratore il solo permesso di inviare.

Come si fa — Fattura da un ordine di trasporto

1. Apri l'ordine di trasporto in stato completato (con cliente e prezzo cliente).
2. Premi Genera fattura: nasce una fattura in bozza con la riga «Trasporto da → a, OdT numero».
3. Se il cliente è estero e ha partita IVA, la riga nasce fuori campo IVA (natura N2.1, art. 7-ter): controllala prima di emettere.
4. Un ordine si fattura una volta sola: se è già in una fattura, Trakka ti apre quella.

Come si fa — Nuova fattura

1. Vendite → Fatture Attive → Nuova fattura.
2. Scegli il cliente. Compaiono i riquadri per importare il lavoro fatto per quel cliente:

• Importa Viaggi dal Registro: i viaggi verificati nel registro viaggi, per la fattura differita;
• Importa Viaggi (singoli);
• Importa Viaggi Eseguiti: gli ordini completati, con una riga unica riepilogativa oppure una riga per viaggio;
• Importa Attività.

1. N° Fattura: lascialo vuoto e Trakka prende il numero successivo all'ultimo della serie.
2. Tipo documento: TD01 fattura immediata, TD24 o TD25 fattura differita, TD02 acconto, TD05 nota di debito, TD21, TD26, TD27.
3. Per la differita compila la Data effettuazione operazione (DDT): decide il mese dell'IVA. La differita va emessa entro il 15 del mese successivo.
4. Scadenza, Modalità pagamento, Conto corrente (l'IBAN che finisce nell'XML), note, Commessa di riferimento se vuoi che il ricavo entri nel margine di una commessa.
5. Pagamento: unico oppure Rateizzato (numero rate e intervallo in giorni).
6. Se serve: ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, imposta di bollo.
7. Righe: descrizione, quantità, prezzo, sconto, aliquota IVA (o natura, per le operazioni senza IVA).
8. Salva Fattura: resta in bozza. Controlla il PDF dalla pagina della fattura.
9. Emetti (spunta Invia email se vuoi mandarla subito al cliente) e poi Invia a SDI.

Dalla pagina di una fattura puoi anche Duplica (crea una nuova bozza uguale) e, dopo l'emissione, Invia di nuovo via email.

«Prima di emettere»: gli avvisi

Nella pagina di una bozza compare il riquadro Prima di emettere quando:

• è una differita emessa dopo il 15 del mese successivo all'effettuazione;
• la registrazione cadrebbe in un esercizio già chiuso;
• l'IVA cadrebbe in un mese o trimestre la cui liquidazione è già confermata o inviata;
• la fattura salda un acconto ma non ha la riga negativa che lo toglie.

Puoi emettere lo stesso, confermando: la conferma resta nel registro delle attività. Se invece il periodo IVA è chiuso, l'operazione è bloccata.

C'è un caso in cui la conferma non basta: le fatture con trasporti internazionali (righe con natura N3.4) che supererebbero 77,47 €. Lì devi dire tu se il bollo è dovuto, con uno dei due pulsanti nel riquadro. Finché non scegli, Emetti resta spento. Vedi Imposta di bollo più sotto.

Numerazione

• Una serie per anno, decisa dalla data di emissione (una fattura datata 31/12 resta nella serie di quell'anno). Si riparte da 1 ogni anno.
• Un numero già usato nella stessa serie viene rifiutato.
• In bozza puoi cambiare il numero con Rinumera. Dopo l'invio allo SDI il numero non si cambia più.
• Le note di credito usano la stessa serie delle fatture.
• Le fatture emesse dal cliente per tuo conto tengono il numero del cliente e restano fuori dalla tua serie.

Annullare o eliminare

• Annulla compare solo se la fattura non è stata inviata allo SDI. Trakka toglie anche le registrazioni di prima nota collegate. Se quelle registrazioni cadono in un periodo IVA chiuso, l'annullamento è rifiutato: emetti una nota di credito.
• Elimina vale solo per bozze e fatture annullate mai inviate.
• Una fattura già inviata allo SDI non si annulla e non si elimina: si storna con una nota di credito.

Esiti SDI

Il riquadro Stato SDI nella pagina della fattura mostra lo stato, la data di invio, il nome del file e il messaggio dello SDI. Trakka controlla gli esiti da solo; per leggerli subito premi Aggiorna Stato.

Stato	Cosa significa	Cosa fare
Invio in corso	La trasmissione è partita	Aspetta l'esito
Inviata	Presa in carico, in attesa dell'esito SDI	Aspetta
Consegnata	Recapitata al cliente	Niente
Mancata consegna	Lo SDI non è riuscito a recapitarla (per esempio casella piena o codice non attivo)	La fattura è comunque emessa: avvisa il cliente che la trova nel suo cassetto fiscale
Scartata	Lo SDI l'ha rifiutata per un errore	Correggi e premi Ritrasmetti a SDI
Da reinviare	Errore temporaneo del servizio di invio	Trakka riprova da solo; puoi premere Ritrasmetti a SDI
Errore di invio	La trasmissione non è andata a buon fine	Leggi il messaggio, correggi, Ritrasmetti a SDI
Accettata / Rifiutata dalla PA / Decorrenza termini	Solo per le fatture alla Pubblica Amministrazione	Rifiutata: leggi il motivo e contatta l'ente

Fattura scartata. Va ritrasmessa con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni. Correggi il dato sbagliato (di solito nell'anagrafica del cliente o dell'azienda), poi premi Ritrasmetti a SDI: Trakka rigenera l'XML con i dati aggiornati.

Controlli prima dell'invio

Prima di trasmettere Trakka blocca l'invio, con il motivo, se:

• mancano dati obbligatori dell'azienda o del cliente;
• la partita IVA o il codice fiscale del cliente hanno la cifra di controllo sbagliata (lo SDI scarterebbe);
• ci sono righe con aliquota 0% senza natura IVA, o con una natura non valida.

Inoltre:

• Pubblica Amministrazione: se il cliente ha un codice destinatario di 6 caratteri, l'XML esce nel formato per la PA.
• Privati senza partita IVA: se nella scheda del cliente il tipo soggetto è «Privato» e c'è il codice fiscale, la fattura parte anche senza codice destinatario e senza PEC. Il cliente la trova nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate; mandagli comunque il PDF via email. Per le aziende senza codice né PEC l'invio resta bloccato.
• Se il cliente ha solo un codice fiscale numerico di 11 cifre, Trakka avvisa: se appartiene a un Gruppo IVA lo SDI scarta, e serve la partita IVA del gruppo.

Imposta di bollo

Nel modulo, riquadro Imposta di bollo, il campo Bollo € 2 ha tre scelte:

• Automatico: 2 € quando le righe senza IVA con natura N1, N2, N3.5, N3.6, N4 o N5 superano in totale 77,47 €. Le N3.1-N3.3 (esportazioni e cessioni UE) e le N6 (inversione contabile) non contano;
• Dovuto o Non dovuto: scelta tua.

Trasporti internazionali (N3.4). Il bollo non è dovuto solo se il trasporto è legato a un'esportazione. Per un'importazione, un transito o altri casi il bollo è dovuto. Trakka non può saperlo dalla fattura, quindi te lo chiede: se le righe N3.4 portano oltre 77,47 € e il bollo è su «Automatico», la fattura non si emette finché non scegli Non dovuto (esportazione) o Dovuto (importazione, transito, altro). Puoi scegliere dal riquadro Prima di emettere o dal modulo della fattura.

Il versamento trimestrale è nel capitolo Fiscale — IVA, LIPE, F24, ritenute.

Note di credito

Per rettificare una fattura già emessa:

1. Apri la fattura e premi Nota di Credito.
2. Nelle righe da stornare lascia la quantità per lo storno totale, riducila per uno storno parziale, metti 0 per escludere una riga.
3. Scrivi la causale e premi Crea Bozza NC.
4. Dalla bozza premi Emetti NC e poi Invia a SDI.

Per una nota di credito non legata a una fattura: Altre azioni → Nuova nota di credito libera.

Chiudere la nota di credito. Se la nota deve abbattere una fattura ancora da incassare, usa Compensa con Nota di Credito dalla fattura (o Compensa con una fattura dalla nota). Il modulo dei pagamenti sulla nota registra invece un rimborso per cassa: esce denaro dalla banca. Se emetti una nota su una fattura che era stata compensata con un documento di un fornitore, Trakka riapre quel documento per l'importo della nota.

Incassi e rate

Nella pagina della fattura, riquadro Pagamenti: importo, data, metodo e Conto entrata (la banca o la cassa su cui è arrivato il denaro), poi Registra pagamento. Trakka scrive l'incasso in prima nota e aggiorna lo stato (Non pagata, Parziale, Pagata). Un secondo incasso con stessa data e stesso importo va confermato con la casella apposita, per evitare doppioni.

Puoi anche dividere il residuo in rate con Rateizza pagamento, segnare ogni rata come pagata, e cambiare il conto di ricavo con Aggiorna e rigenera.

Di solito però l'incasso si registra dalla Tesoreria → Riconciliazione, abbinando il movimento della banca alla fattura.

Split payment e regime IVA logistica

• Split payment (art. 17-ter DPR 633/72): Trakka lo applica da sé ai clienti con codice destinatario di 6 caratteri (Pubblica Amministrazione). L'IVA resta esposta in fattura ma non la incassi: il credito verso il cliente è al netto dell'IVA e la liquidazione ne tiene conto.
• Regime opzionale IVA logistica (art. 1 c. 57-63 L. 207/2024): nella scheda del cliente spunta Opzione IVA logistica/trasporti e indica la scadenza triennale. Le fatture verso quel cliente riportano in causale che l'IVA la versa il committente, e l'incasso atteso è al netto dell'IVA. Non vale per i clienti in split payment.

Fatture di acconto (TD02)

L'acconto fatturato non è un ricavo: Trakka lo registra sul conto Acconti da clienti (un debito verso il cliente finché la prestazione non è eseguita); l'IVA invece è dovuta subito.

Quando fai la fattura di saldo:

1. Nel modulo della fattura scegli il cliente e, in Fattura di acconto da stornare, l'acconto che questa fattura chiude. L'elenco mostra solo le fatture di acconto già emesse a quel cliente e non ancora chiuse da un altro saldo.
2. Fra le righe aggiungi l'importo dell'acconto in negativo, con la stessa aliquota IVA. Se manca, il riquadro Prima di emettere te lo ricorda.
3. Emetti come sempre. Nel file per lo SDI Trakka richiama numero e data della fattura di acconto, e in contabilità passa l'acconto a ricavo.

Importare fatture emesse fuori da Trakka

Dal menu Importa dell'elenco fatture:

• Importa XML FatturaPA: carichi uno o più XML. Trakka riconosce il cliente (per partita IVA o ragione sociale) e crea le fatture in bozza, da controllare ed emettere.
• Import massivo ZIP (Agenzia Entrate): carichi lo ZIP scaricato da Fatture e Corrispettivi. Le fatture e le note di credito entrano già emesse e consegnate, i clienti mancanti vengono creati, quelle già presenti vengono saltate. Non vengono trasmesse allo SDI, perché ci sono già passate. Le registrazioni contabili non vengono create: dopo l'import vai in Contabilità → Prima Nota e premi Rigenera mancanti.
• Fatture emesse dal cliente per mio conto: alcuni grandi clienti compilano loro la fattura dei tuoi servizi (art. 21 c. 2 lett. n DPR 633/72). Scarica gli XML dal cassetto fiscale (Fatture e Corrispettivi → Fatture emesse) e caricali qui. Trakka controlla che l'emittente sia la tua azienda, tiene il numero del cliente fuori dalla tua serie, registra credito, ricavo e IVA a debito, e non le trasmette allo SDI. La prima volta confrontati con il commercialista su serie e periodo di competenza.

Ricavi ricorrenti

Per i servizi fatturati sempre uguali (per esempio un noleggio mensile) puoi impostare un ricavo ricorrente in Tesoreria → Cash flow (piani Pro e Flotta). Il primo giorno del mese Trakka prepara la fattura in bozza: la controlli ed emetti tu.

Suggerimenti

• Fattura dagli ordini e dai viaggi, non da zero: la fattura resta collegata all'ordine e l'ordine risulta fatturato, così non lo fatturi due volte.
• Controlla il PDF prima di emettere. Dopo l'invio allo SDI si corregge solo con una nota di credito.
• Differite: controlla la data di effettuazione, perché decide il mese dell'IVA.

Problemi comuni

• «La fatturazione elettronica della tua azienda non risulta ancora attiva» → l'attivazione non è completa. Riprova dopo qualche minuto; se resta, apri un ticket all'assistenza.
• Scarto per codice destinatario → il cliente non ha né codice SDI né PEC, oppure il codice è sbagliato. Correggi la sua scheda e ritrasmetti.
• «Cliente senza Codice Destinatario SDI valido né PEC» su un privato → nella scheda del cliente scegli il tipo soggetto «Privato», togli la partita IVA se non ce l'ha e inserisci il codice fiscale.
• Il pulsante Emetti è spento → nel riquadro Prima di emettere c'è una scelta da fare, per esempio il bollo sui trasporti internazionali.
• «Numero già usato» → un'altra fattura della stessa serie ha quel numero. Lascia il campo vuoto per avere il numero successivo all'ultimo della serie.
• Non trovo il pulsante Annulla → la fattura è già stata inviata allo SDI: si storna con una nota di credito.
• Una fattura importata dallo ZIP non è in contabilità → Contabilità → Prima Nota → Rigenera mancanti.
• Dopo l'emissione compare l'avviso che manca la scrittura → il piano dei conti è incompleto. Sistemalo e usa Rigenera mancanti in Prima Nota.