Commesse e centri di costo

Sezione: Contabilità → Commesse. In cima alla pagina trovi tre schede: Commesse, Centri di costo, Budget.

Commesse e budget sono compresi nei piani Pro e Flotta (e nei 7 giorni di prova). Sul piano Base, aprendo la pagina vieni portato alla pagina del piano; i dati già inseriti non si cancellano e ricompaiono tornando a Pro.

I centri di costo invece sono compresi in tutti i piani.

Commessa o centro di costo?

Commessa: un lavoro con un inizio e una fine, di solito per un cliente. Esempio: le consegne settimanali per l'azienda X da gennaio a giugno. Serve a calcolare il margine di quel lavoro.
Centro di costo: un'area interna fissa dell'azienda, per esempio Officina o Amministrazione. Non ha cliente.

Commesse

Come si fa — Aprire una commessa

Apri Contabilità → Commesse → Nuova Commessa.
Compila:

Codice (obbligatorio, lo scegli tu, es. COM-2026-001; deve essere unico)
Tipo: Sub-vezione (subappalto), Trasporto diretto, Altro
Stato: Aperta, In corso, Completata, Annullata
Descrizione (obbligatoria)
Cliente (facoltativo)
Budget previsto (€): quanto prevedi di spendere
Data inizio e Data fine
Note

Salva.

Imputare ricavi e costi

Ricavi

Nella fattura di vendita scegli la Commessa di riferimento mentre è ancora in bozza: dopo l'emissione la fattura non si modifica più. Tutte le righe entrano nel margine della commessa. Le bozze e le fatture annullate non contano; le note di credito tolgono.
Se l'offerta al cliente ha una commessa, l'ordine di trasporto creato dall'offerta la eredita, e così la fattura generata dall'ordine.

Costi

Fatture dei fornitori: nella fattura passiva scegli Costo di commessa e la commessa. Le singole righe possono andare su un'altra commessa (colonna Commessa (override)); una riga lasciata vuota segue la testata. Le note di credito ricevute tolgono. Puoi farlo anche dopo, dalla pagina della fattura passiva.
Stipendi: nell'anagrafica del dipendente puoi indicare una commessa predefinita; i nuovi pagamenti al dipendente la ereditano. Nella commessa conta il lordo, se c'è, altrimenti il netto.
Voci di costo a mano: dal dettaglio della commessa, Aggiungi costo (categoria, data, importo, descrizione, riferimento). Le categorie sono quelle tipiche del trasporto: carburante, pedaggi, traghetti, ore autista, straordinari, trasferte, diarie, manutenzione ordinaria e straordinaria, gomme, revisioni, assicurazioni, pratiche doganali, bolli, contrassegni, altro.
Importa da operativo: dal dettaglio della commessa prende i costi dei viaggi degli ordini collegati (carburante, pedaggi, autista, vitto e alloggio, altro) e, se i viaggi non hanno già il carburante, i rifornimenti dei mezzi usati fra data inizio e data fine (serve la data inizio della commessa). Un viaggio già importato non si importa due volte; un rifornimento già importato in qualunque commessa non si importa di nuovo.

Trakka evita di contare due volte lo stesso costo: una voce collegata a una fattura già imputata alla commessa non si somma, e il carburante dei viaggi o dei rifornimenti lascia il posto alla fattura del distributore imputata alla stessa commessa.

Nelle tendine di fatture, offerte e anagrafica dipendente compaiono solo le commesse Aperta e In corso.

Regole automatiche per le fatture dei fornitori

Nel dettaglio della commessa, riquadro Regole di auto-imputazione fatture passive:

Fornitore: ogni fattura di quel fornitore va su questa commessa.
Pattern testo: un testo cercato nel numero del documento, nel nome del fornitore, nelle note o nelle righe.

Le regole si applicano da sole alle nuove fatture passive che non hanno già una commessa: quelle che arrivano dallo SDI, quelle inserite a mano e quelle caricate da file XML o da ZIP. Prima quelle per fornitore e poi i pattern in ordine di priorità. Le fatture già registrate non cambiano: per quelle usa Applica allo storico. Le regole non cambiano mai una scelta fatta a mano.

Con Applica allo storico le regole si applicano alle fatture già registrate senza commessa. Attenzione: il pulsante usa tutte le regole attive dell'azienda, non solo quelle della commessa che hai aperto. Le regole si possono disattivare o eliminare.

Il dettaglio della commessa

Aprendo una commessa trovi:

Budget previsto, Costi totali (con la percentuale di budget usata), Ricavi totali, Margine in euro e in percentuale
Costi per categoria e l'elenco delle voci di costo
Ordini di trasporto collegati
Controllo di gestione — Composizione costi e margine: costi da voci, da fatture passive (testata e righe), da stipendi
Autisti con commessa di default e Stipendi e pagamenti dipendenti imputati
le fatture passive imputate (con Imputa altre fatture) e le Fatture collegate di vendita
le regole automatiche

Il costo del personale diviso per commessa si stampa anche da Risorse Umane → Paghe, scheda Stampe → Costo per commessa.

Stati della commessa

Aperta e In corso: la commessa si può scegliere nelle fatture e nelle offerte.
Completata e Annullata: la commessa resta con i suoi numeri ma non compare più nelle tendine.

Una commessa con dati collegati (fatture di vendita o di acquisto, voci di costo, pagamenti o assegnazioni dei dipendenti, ordini di trasporto, preventivi, ordini di vendita) non si può eliminare: il messaggio dice che cosa c'è collegato. Se non ti serve più, mettila in stato Completata o Annullata.

Centri di costo

Scheda Centri di costo.

I centri di costo servono a dividere i costi di struttura per area: sede, officina, amministrazione. Le commesse invece misurano i lavori per i clienti. Le due cose si possono usare insieme.

Attribuire un costo a un centro non cambia la contabilità: le registrazioni restano come sono, cambia solo come leggi i costi.

Come si fa — Creare un centro

Nel riquadro Nuovo Centro scrivi codice, nome e, se vuoi, descrizione e budget annuo.
Premi Crea.

Dall'elenco disattivi o riattivi un centro. Nome, descrizione e budget si cambiano dal dettaglio del centro, riquadro Modifica centro. Un centro disattivato non compare più nelle tendine ma tiene i suoi numeri.

Come si fa — Ripartire una fattura del fornitore

Apri la fattura passiva e, nel riquadro Centri di costo, premi Ripartisci.
Per ogni centro scrivi una percentuale oppure un importo. Le quote devono tornare all'imponibile della fattura: se mancano o avanzano soldi, Trakka te lo dice e non salva.
Se il fornitore va sempre diviso allo stesso modo, spunta Usa queste percentuali anche per le prossime fatture di questo fornitore.
Premi Salva ripartizione.

Le note di credito tolgono dal centro. Se la fattura ha più conti di costo, la quota di ogni centro si divide fra i conti in proporzione. Per togliere la ripartizione svuota tutte le righe e salva.

Come si fa — Ripartire una registrazione di prima nota

In Prima nota, sulla registrazione premi l'icona dei centri di costo.
Per ogni conto di costo scegli uno o più centri, con percentuale o importo.
Premi Salva ripartizione.

Le registrazioni delle fatture dei fornitori non si ripartiscono qui: Trakka ti porta alla fattura, così il costo non si conta due volte. Una registrazione stornata esce dai conti del centro.

Ripartizioni predefinite dei fornitori

In fondo alla scheda Centri di costo trovi i fornitori con una ripartizione predefinita. Quando apri una loro fattura non ancora ripartita, Trakka propone già le percentuali: controlli e salvi. Con Ripartisci le fatture dell'anno non ancora ripartite le applichi in una volta a tutte le fatture dell'anno di quei fornitori. Le fatture già ripartite non si toccano.

Dove leggi i numeri

Elenco dei centri: il totale dell'anno e il budget di ogni centro.
Dettaglio del centro: costi per conto, per mese e l'elenco dei movimenti, con il collegamento alla fattura o alla registrazione.
Report (pulsante in alto): scegli anno, mesi e centro. Vedi i costi di ogni centro, divisi per conto, accanto al budget del periodo. Il budget del periodo è il budget annuo diviso per dodici e moltiplicato per i mesi scelti. Il report si scarica in PDF e in CSV.

Se cambi una fattura o una registrazione dopo averla ripartita e le quote non tornano più, la trovi nel riquadro Ripartizioni da rivedere: aprila e salva di nuovo.

Budget

Scheda Budget: scegli l'anno e imposti per ogni conto l'importo previsto mese per mese; la tabella lo confronta con il consuntivo della contabilità.

Suggerimenti

Tieni le commesse piccole e specifiche. Una commessa "Lavoro clienti 2026" non dice nulla. Una commessa "Consegne cliente X marzo-giugno 2026" sì.
Imputa al momento della registrazione. Una fattura di vendita emessa senza commessa non si può più imputare; le fatture dei fornitori invece si sistemano anche dopo, ma una per una o con le regole.
Usa le regole automatiche per i fornitori che lavorano sempre per la stessa commessa (per esempio un subvettore dedicato).
Chiudi le commesse finite mettendole in Completata: le tendine restano corte.

Problemi comuni

"La commessa non compare nella tendina" → è Completata o Annullata. Riportala ad Aperta o In corso se devi imputarle altro.
Fatture vecchie senza commessa → per le fatture dei fornitori apri la fattura e scegli la commessa, oppure usa Imputa altre fatture dal dettaglio della commessa, o crea una regola e premi Applica allo storico. Le fatture di vendita già emesse non si possono più imputare.
Margine negativo che non ti aspetti → guarda la composizione dei costi: un costo può essere stato imputato per sbaglio a questa commessa, oppure una fattura di vendita è ancora in bozza e non conta fra i ricavi.
Vieni portato alla pagina del piano → sei sul piano Base: le commesse sono comprese dal piano Pro.