I dettagli che nelle altre pagine
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Il resto del sito è scritto per chi ha i camion. Qui ci sono le norme seguite, i principi contabili, i formati dei file e i dati sui server: quello che serve a chi deve valutare se i numeri che escono da Trakka sono affidabili.
Come nascono le scritture
La contabilità è in partita doppia. Le scritture nascono dai documenti: fatture emesse e ricevute, movimenti di banca, viaggi, rifornimenti. Si possono anche registrare a mano. Una scrittura che non quadra tra Dare e Avere non viene salvata.
- Piano dei conti: 161 voci su tre livelli, secondo lo schema degli artt. 2424-2425 c.c., con i conti specifici dell'autotrasporto. Si può importare il bilancio iniziale.
- Libro giornale: numerazione progressiva (art. 2216 c.c.). Dopo la chiusura di un periodo IVA le scritture su quel periodo vengono rifiutate.
- Rettifiche: gli errori si correggono con una scrittura di storno collegata all'originale (OIC 29), non cancellando.
- Ratei e risconti: secondo OIC 18.
- Cespiti: ammortamento civilistico (OIC 16) e fiscale (coefficienti del DM 31/12/1988, art. 102 TUIR) tenuti distinti, libro cespiti in PDF, beni sotto 516,46 €.
- Altro: ritenute d'acconto, fondi rischi, centri di costo, budget, rendiconto finanziario con metodo indiretto (OIC 10).
- Banche: più conti correnti per azienda, ognuno con il suo sottoconto. Le compensazioni tra crediti e debiti verso lo stesso soggetto generano la scrittura e chiudono le partite sui due lati.
Registri, liquidazione e F24
- Registri: vendite, acquisti e corrispettivi, compilati dalle fatture.
- Liquidazione periodica: mensile o trimestrale, con la maggiorazione dell'1% per i trimestrali (DPR 542/99, art. 7) e la soglia di versamento di 100 € (DPR 100/98, art. 1). Pro-rata configurabile (art. 19-bis DPR 633/72).
- F24: delega generata dalla liquidazione con i codici tributo 6001-6012, 6031-6034 e 6099, e controllo dei versamenti.
- Casi particolari: reverse charge (art. 17 DPR 633/72, nature N6.x), split payment (art. 17-ter), esportatori abituali (N3.5, art. 8 c. 2), esterometro, regime dell'IVA nei servizi di logistica e trasporto con F24 a carico del committente (codice 6045).
- Bollo virtuale sulle fatture (DPR 642/72, art. 13).
Trakka calcola la liquidazione e prepara i prospetti. Non genera il file della comunicazione LIPE e non trasmette dichiarazioni: l'invio resta allo studio.
Tipi di documento e Sistema di Interscambio
- Invio e ricezione attraverso il Sistema di Interscambio, da dentro il programma. Le fatture dei fornitori arrivano senza scaricarle da un portale.
- Tipi di documento: da TD01 a TD28, compresa la fattura differita (TD24), le note di credito e di debito e le autofatture TD16-TD27.
- Controlli prima dell'invio su partita IVA e codice fiscale, per ridurre gli scarti.
- Numerazione assegnata in modo che due persone non possano emettere lo stesso numero.
- Importazione di più fatture ricevute insieme, da un archivio ZIP di file XML.
Schemi, nota integrativa e file per il deposito
- Schemi: stato patrimoniale e conto economico secondo gli artt. 2424-2425 c.c., in forma ordinaria, abbreviata (art. 2435-bis) e micro (art. 2435-ter). Anche bilancio riclassificato.
- Nota integrativa (art. 2427 c.c.) in sezioni guidate, con bozze di testo proposte dal programma sui dati del bilancio e da rivedere. Verbale di assemblea.
- File XBRL per il deposito alla Camera di Commercio con Telemaco, tassonomia itcc-ci-2018-11-04.
- Segnali di allerta del Codice della crisi (art. 3 c. 4 CCII).
Il bilancio si aggiorna a ogni registrazione. Il deposito lo fa lo studio.
Cosa trova il commercialista
- Accesso in sola lettura a prima nota, registri IVA, bilancio e scadenzario, senza costi aggiuntivi. I permessi si regolano area per area (oltre 70).
- Esportazioni: registri IVA, libro giornale e scadenzario in PDF; piano dei conti, prima nota, anagrafiche e cespiti in CSV; bilancio in XBRL; le fatture nel loro XML originale.
- Dichiarazioni: per IVA annuale, 770, redditi e IRAP Trakka prepara i prospetti. Firma e trasmissione restano allo studio.
- Paghe: le buste paga le elabora il consulente del lavoro. Trakka gli passa presenze e trasferte del mese e distribuisce ai dipendenti i cedolini che lui produce.
Regole applicate a mezzi e autisti
- Tempi di guida e di riposo (Reg. CE 561/2006): 9 ore di guida al giorno, 10 per due volte a settimana; 56 ore a settimana e 90 su due settimane; pausa di 45 minuti dopo 4 ore e mezza; riposo giornaliero di 11 ore, riducibile a 9; riposo settimanale di 45 ore, riducibile a 24. Il controllo si fa sulle ore registrate nel programma.
- Costi minimi: confronto del prezzo dell'ordine con le tabelle del Ministero.
- Scadenze dei mezzi: revisione, assicurazione e kasko, bollo, tachigrafo, ATP, ADR, iscrizione all'albo conto terzi.
- Scadenze delle persone: patenti, CQC, ADR, carta tachigrafica, visite mediche e formazione sulla sicurezza (D.Lgs. 81/08).
- Commesse: sedici categorie di costo, tra cui carburante, pedaggi, traghetti, personale, manutenzione, gomme, assicurazioni e spese doganali.
Cosa si importa e cosa ci si porta via
In entrata. Accettiamo file XLSX e CSV e le esportazioni di TeamSystem, Zucchetti, Danea e Profis. Carichiamo piano dei conti, anagrafiche di clienti e fornitori, fatture emesse e ricevute in XML, scritture di prima nota, cespiti con lo storico degli ammortamenti, mezzi, autisti e viaggi. Prima facciamo un caricamento di prova su un ambiente separato, controlliamo le quadrature con l'azienda e solo dopo carichiamo sui dati veri. Di solito servono 2-5 giorni lavorativi.
In uscita. Chi disdice si porta via il bilancio in XBRL, le fatture in XML e piano dei conti, prima nota, anagrafiche e cespiti in CSV. Su richiesta prepariamo una copia completa dell'archivio.
Dove stanno i dati e come sono protetti
- Server in un datacenter italiano (Aruba Cloud). Il programma si usa dal browser e non richiede installazione.
- Archivio: database PostgreSQL 16. Operativo e contabilità stanno nello stesso archivio, per questo una fattura modificata aggiorna subito registri e bilancio.
- Separazione: ogni azienda vede solo i propri dati.
- Collegamento cifrato (TLS) dal browser fino al server, con protezione dagli attacchi e limite ai tentativi di accesso.
- Accessi: autenticazione a due fattori (TOTP), sessioni che si possono revocare, ruoli e permessi per ogni utente, registro delle azioni.
- Server dedicato (su richiesta, vedi Prezzi): macchina riservata a una sola azienda in un datacenter italiano, Intel Xeon E-2456, 64 GB di RAM, due dischi NVMe da 1 TB in RAID 1, AlmaLinux 9, copia dei dati ogni ora fuori dal server, sorveglianza automatica continua.
- Copie: una copia completa cifrata (AES-256) ogni notte, conservata fuori dal server per 7 giorni, e una copia separata per ogni azienda, scaricabile dall'area personale.
Per i trattamenti dei dati personali valgono la Privacy Policy e i Termini di Servizio.
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