«Gestionale per autotrasporto» è un'etichetta che copre programmi molto diversi tra loro: dal foglio di fatturazione con l'elenco dei mezzi al sistema che governa viaggi, flotta, autisti e contabilità. Prima di confrontare i prezzi conviene capire quale problema stai comprando di risolvere. Questa guida elenca i requisiti che contano davvero per un'azienda di trasporto merci italiana e le domande da fare in demo.
Che cosa fa un gestionale per autotrasporto
Un gestionale verticale per l'autotrasporto segue il ciclo operativo di chi muove merci: l'ordine del cliente diventa un viaggio assegnato a un mezzo e a un autista, il viaggio produce documenti (DDT, CMR, lettera di vettura), poi una fattura e infine una scrittura contabile. Ogni passaggio genera costi da imputare: gasolio, pedaggi, gomme, manutenzioni, ore dell'autista. Un buon programma tiene insieme questa catena senza farti reinserire gli stessi dati in tre posti.
Il criterio più utile per valutarlo è quindi semplice: quante volte devo riscrivere lo stesso viaggio prima che arrivi in bilancio? Se la risposta è più di una, hai davanti tre programmi, non un gestionale.
I requisiti che non possono mancare
1. Ordini, viaggi e documenti di trasporto
- Ordine di trasporto con committente, tratta, merce, prezzo pattuito e condizioni (pedaggi ribaltati, soste, controstallie);
- viaggio collegato al mezzo, al rimorchio e all'autista, con chilometri e stato;
- DDT e CMR generati dal viaggio, non ricopiati; conto bancali EPAL se lavori in interscambio;
- importazione dei viaggi in fattura, in modalità aggregata o dettagliata.
2. Flotta, scadenze e costi per mezzo
- Anagrafica di trattori, motrici, rimorchi e semirimorchi con tipo di possesso (proprietà, leasing, noleggio);
- scadenziario di revisioni, bollo, assicurazioni, tachigrafo, con avvisi automatici;
- registro pneumatici, manutenzioni e rifornimenti collegati al singolo veicolo;
- costo chilometrico per mezzo calcolato dai dati reali (vedi la guida sul costo/km nel conto terzi).
3. Autisti e conformità
- Scadenze di patente, CQC e visite mediche;
- registro dei tempi di guida e riposo secondo il Regolamento CE 561/2006, con segnalazione dei superamenti;
- presenze mensili (lavoro, ferie, malattia, trasferta) da passare al consulente del lavoro.
4. Fatturazione elettronica SDI nativa
Nel 2026 non basta «esportare l'XML»: il gestionale deve inviare e ricevere tramite il Sistema di Interscambio, tracciare gli esiti (consegnata, scartata, mancata consegna) e gestire i casi tipici del trasporto: la fattura differita TD24 con i DDT del mese collegati, le note di credito TD04, il reverse charge e lo split payment per la Pubblica Amministrazione. Sul lato passivo deve importare le fatture dei fornitori (gasolio, autostrade, officine) senza ribattitura. Gli scarti più comuni li trovi nella guida sui codici di errore SDI.
5. Contabilità in partita doppia, non «un export per il commercialista»
È qui che la maggior parte dei gestionali di settore si ferma. Se la contabilità vive in un altro programma, ogni fattura va registrata due volte e il margine per viaggio lo scopri a fine anno. Un gestionale completo tiene prima nota, partitari clienti e fornitori, registri IVA, liquidazioni periodiche (LIPE) e F24 nello stesso database dei viaggi, con un piano dei conti pensato per il trasporto (ricavi da trasporto, gasolio, pedaggi, automezzi a cespite, deduzioni forfettarie). Lo schema dei conti è spiegato nella guida sulla contabilità dell'autotrasporto conto terzi.
Per una società di capitali serve anche il bilancio civilistico secondo gli artt. 2424-2425 c.c. e l'istanza XBRL da depositare in Camera di Commercio: se il programma la produce, il commercialista riceve un fascicolo pronto invece di una pila di stampe.
6. Fisco specifico del settore
- Tracciamento dei litri per veicolo per l'istanza trimestrale di rimborso accise sul gasolio;
- deduzioni forfettarie per le trasferte degli autisti;
- tabelle dei costi minimi di esercizio del Ministero come riferimento nei preventivi;
- Intrastat per chi lavora con l'estero.
Le domande da fare in demo
- «Fatemi vedere un viaggio che diventa fattura e scrittura contabile.» Se servono esportazioni intermedie, la risposta è già chiara.
- «Dove sono i dati e chi li può leggere?» Chiedi il paese dei server, la cifratura e come si esporta tutto in caso di uscita.
- «Il commercialista ha un accesso? Lo pago?» In molti prodotti l'utente in più costa; per il consulente dovrebbe essere incluso in sola lettura.
- «Quanto costa la migrazione dal programma attuale?» Anagrafiche, saldi di apertura, cespiti e scadenze devono entrare da file, non a mano.
- «Cosa succede se cresco?» Il passaggio da 5 a 30 mezzi deve essere un cambio di piano, non un cambio di software.
Installato o in cloud?
Un programma installato sul PC dell'ufficio costa una licenza una tantum più la manutenzione annuale, ma backup, aggiornamenti fiscali e accesso da fuori sede restano a carico tuo. Un gestionale SaaS in cloud si paga a canone, si aggiorna da solo e si usa dal browser di qualunque postazione, incluso il tablet del piazzale o il portatile del commercialista. Le differenze pratiche, costi compresi, sono nella guida software autotrasporto in cloud o installato.
Come è fatto Trakka
Trakka nasce da questo elenco: è un gestionale SaaS per l'autotrasporto in cui ordini, viaggi, flotta, autisti, tempi di guida, documenti di trasporto, fatturazione elettronica SDI e contabilità in partita doppia OIC stanno in un solo database. Il viaggio entra una volta e arriva fino alla LIPE, al bilancio CEE e all'XBRL. I piani partono da €99 al mese, l'accesso del commercialista è incluso e i 7 giorni di prova non prevedono addebiti: i dettagli sono nella pagina dei prezzi e nella scheda per l'autotrasporto conto terzi.